نصائح لتقديم عروض إلكترونية احترافية في الاجتماعات الافتراضية لقسم الموارد البشرية

نصائح لتقديم عروض إلكترونية احترافية في الاجتماعات الافتراضية لقسم الموارد البشرية

بحكم عملك في مجال الموارد البشرية، قد تكون مدركاً لأهمية ترك انطباع أولي جيد لدى الموظفين، لكن عندما يتعلق الأمر بالاجتماعات الافتراضية، توجد عوامل معينة قد تكون السبب في نجاح الاجتماع أو فشله، سواء لك أو لأعضاء فريقك.

سهولة عقد الاجتماعات الإلكترونية لا يختلف عليها أحد، فهي الطريقة الوحيدة أمام العديد من المؤسسات للتواصل بفعالية مع الموظفين والعملاء في جميع أنحاء العالم. وتظهر أهميتها بشكلٍ خاص مع اعتماد 34% من شركات القطاع الخاص أسلوب العمل عن بُعد،

لكن كيف تتعامل مع من لا يجيدون استخدام التكنولوجيا خلال الاجتماعات؟ هل يمكنك إعداد عرض تقديمي افتراضي ناجح دون الاعتماد على برنامج PowerPoint أو دون غيره من البرامج اللازمة في الاجتماعات الافتراضية؟

إذا كنت تخطط لعقد اجتماعٍ إلكتروني، قد تشعر بالقلق من صعوبة جذب انتباه المشاركين والحفاظ على تركيزهم، لكن لن يكون الوضع كذلك بالضرورة.

نصائح لتقديم عروض إلكترونية احترافية في الاجتماعات الافتراضية لقسم الموارد البشرية

إعداد العروض التقديمية الإلكترونية

إعداد عرضك التقديمي الإلكتروني هو خطوة مهمة في عملية عقد الاجتماعات الافتراضية المتعلقة بالموارد البشرية. تأكد أولاً أن المادة التي ستُقدمها جاهزة، ويُفضَّل التأكد من ترتيبها بشكل يُتيح البحث فيها بسهولة.

إليك بعض النصائح التي ستساعدك في إعداد العروض التقديمية الإلكترونية:

حلل الجمهور

من الضروري أن تحلل جمهورك قبل تصميم العرض التقديمي أو إعداد أي مواد أخرى.

من سيشاهد عرضك التقديمي؟ هل الحاضرون موظفون جُدد أم من ذوي الخبرة أم كليهما؟

إذا كنت تقدم عرضاً تقديمياً حول سياسة الشركة، فعلى الأرجح سيتكون جمهورك من كل هؤلاء معاً، لكن إذا كنت تقدم العرض التقديمي خلال جلسة تدريبية، فعلى الأرجح سيتكون جمهورك من الموظفين الجُدد فقط، لذلك بمجرد معرفة من سيشاهد عرضك التقديمي، يمكنك تحديد المعلومات المناسبة لكل مجموعة.

تعرف على برامج إدارة الاجتماعات الافتراضية 

اختارت العديد من الشركات برنامج الاجتماعات الافتراضية المناسب لها بالفعل، وأدرجته ضمن متطلبات العمل، لكن إذا لم تفعل شركتك ذلك بعد، ستجد الكثير من الخيارات التي تسمح لك باستضافة الاجتماعات من أي مكان وفي أي وقت.

الخطوة الأولى هي تحديد مواصفات منصة الاجتماعات الافتراضية التي تبحث عنها. هل تبحث عن خاصية مشاركة الشاشة؟ هل تحتاج إلى خاصية اجتماعات الفيديو؟ هل جودة الصوت مهمة؟ ستساعدك هذه الأسئلة في تحديد المنصة التي ستُلبي احتياجاتك بشكلٍ أفضل.

بينما تسمح بعض المنصات بمشاركة شاشة واحدة فقط في المرة الواحدة أثناء الاجتماع الافتراضي، تسمح منصات أخرى لأكثر من مشارك بمشاركة شاشاتهم في نفس الوقت. إذا كنت ترى هذه الميزة مهمة، ابحث عن منصة توفر هذه الإمكانية. يجب أن تتأكد أيضاً من دعم البرنامج لخاصية اجتماعات الفيديو وتوفر نسخة من التطبيق تصلح للاستخدام على الأجهزة المحمولة، إذا كانت أي من هذه المزايا ستساهم في نجاح اجتماعك.

تصوَّر تحقيق النجاح

تعد تقنية التصور من أفضل الممارسات المُتَّبعة في إعداد العروض التقديمية الإلكترونية. تخيل نفسك تقدم عرضاً تقديمياً فعّالاً وتتواصل بصرياً مع كل فرد من جمهورك وتنقل رسالتك لهم بكل ثقة. سيساعدك ذلك في الشعور بالثقة والاستعداد عندما يحين وقت الاجتماع.

وبالطبع، كلما اجتهدت في إعداد العرض التقديمي، سيكون تقديمه للجمهور أكثر سهولة.

إنشاء عرضك التقديمي الإلكتروني

حدد الغرض من العرض التقديمي

قبل البدء في إنشاء عرضك التقديمي الإلكتروني، فكر أولاً في السبب الأساسي وراء تقديم العرض، أي ما الرسالة التي ترغب في نقلها للحاضرين؟ الإجابة عن هذا السؤال ستسمح لك بتنظيم عرضك التقديمي والتأكد من احتوائه على جميع المعلومات اللازمة لتحقيق الغرض منه.

مثلاً: إذا كنت تقدم عرضاً حول قواعد الزي في العمل، فاذكر أمثلة على الملابس المقبولة بالإضافة إلى الملابس غير المقبولة في مكان العمل.

حدد طريقة تفاعلك مع الجمهور

أكثر العروض التقديمية الإلكترونية فعالية هي العروض التفاعلية، لذلك يجب أن تُقرر أولاً طريقة تفاعلك مع الجمهور. يمكنك الاكتفاء بإعداد عرض تقديمي سمعي-بصري تتحدث فيه طوال الوقت أو يمكنك استخدام شرائح العرض التي تتيح لك تسليط الضوء على النقاط الرئيسية التي تيسر على جمهورك متابعة العرض.

إذا اخترت شرائح العرض، تذكر أن الحاضرين سيشاهدون العرض على شاشات الحاسوب، أي أن الشرائح يجب أن تكون أكثر بساطة وسهولة في القراءة. تجنَّب استخدام الخطوط صغيرة الحجم أو الرسومات البيانية المُعقدة.

بعد ذلك، حدد شكل المعلومات التي ستدرجها في عرضك التقديمي، هل ستكون نصية فقط؟ هل سيتضمن العرض مقاطع صوت أو فيديو أو صوراً فوتوغرافية؟ تأكد من اختيار الوسائط المناسبة للجمهور، على أن تكون سهلة الفهم وعالية الجودة في الإعداد والتنسيق.

وأخيراً، حدد المدة التي سيستغرقها عرضك التقديمي، لأن ذلك سيساعدك في تحديد الوقت المتاح للإجابة عن الأسئلة بعد انتهاء العرض. إذا كنت ترى أن الاجتماع قد يستغرق 30 دقيقة، خصص له ساعة كاملة، حتى لا تضطر إلى إنهاء الاجتماع سريعاً إذا امتد لأكثر من الوقت المتاح، وهو شيء شائع في الاجتماعات. الانتهاء مبكراً أفضل من الاضطرار للتوقف قبل عرض كل المادة المتاحة.

استخدم الوسائط المتعددة لجذب الانتباه 

الوسائل البصرية تجذب الانتباه، لذلك استخدم الصور ومقاطع الفيديو كلما كان ذلك مناسباً. إذا كان المحتوى يسمح بذلك، يمكنك إضافة موسيقى أو مؤثرات صوتية. استخدام الصور ومقاطع الفيديو في جذب انتباه جمهورك، يجعلهم أكثر قدرة على تذكر النقاط الرئيسية في العرض التقديمي.

إلقاء عرضك التقديمي الإلكتروني

الحضور الشخصي والموقع

الاجتماعات الافتراضية ليست مبرراً لإهمال مهارات التواصل الشخصي. استخدم الإيماءات والإشارات الجسدية أثناء العرض كلما أمكن. وتشمل تلك الإشارات التواصل البصري وتعبيرات الوجه ولغة الجسد، وجميعها تعبر عن معانٍ يصعب التعبير عنها من خلال النصوص أو المقاطع الصوتية وحدها. حاول أيضاً تضمين المشاركة بالفيديو في أكبر قدر ممكن من العرض التقديمي، حتى يتسنى لجميع المشاركين رؤية وجوه الآخرين أثناء المناقشة.

نبرة الصوت وطريقة النطق

سينتبه الحاضرون إلى نبرة صوتك وطريقتك في النطق، حتى إذا لم يتمكنوا من رؤية تعبيرات وجهك أو ملاحظة لغة جسدك. عليك الالتزام بالمهنية في طريقة الإلقاء طوال العرض التقديمي حتى يشعر الحاضرون بالارتياح الكافي لطرح الأسئلة أو تقديم الاقتراحات.

تجنَّب التحدث بسرعة أو ببطء شديد، حتى لا تبدو متعجلاً أو غير مستعداً بما فيه الكفاية، حتى لو كنت على أتم استعداد.

وإلى جانب ذلك، المشاركة الإلكترونية تجعل من الصعب على الحاضرين تصحيح أي أخطاء أو نطق غير صحيح بسرعة، لذلك يجب أن تتحدث بوضوح وتمهل حتى يتمكن كل شخص من سماع ما تقوله.

ومن الجيد أيضاً أن تتوقف قليلاً بين كل نقطة وأخرى، لتمنح الحاضرين وقتاً لاستيعاب ما سمعوه قبل الانتقال إلى النقطة التالية.

الوقوف أم الجلوس

من طرق تقوية حضورك خلال العرض التقديمي هي الوقوف أو الجلوس بزاوية بحيث يكون الجزء العلوي من جسمك ظاهراً للكاميرا.

إذا لم تتمكن من الوقوف لأسباب صحية أو لأي أسباب أخرى، اجلس خلف طاولة أو مكتب لتعكس إيحاءً بالنفوذ والمهنية. تجنَّب أيضاً الجلوس قريباً جداً من الكاميرا حتى لا تبدو ضخماً على الشاشة،

بل احرص على ألا تقل المسافة بينك وبينك الكاميرا في حالة الجلوس عن ضعفها في حالة الوقوف.

الخلفية والإضاءة

تأكد أن الخلفية لا تشتت الانتباه بأي شكل من الأشكال، وفي حالة وجود عناصر مشتتة للانتباه خلفك، اقترب من الكاميرا أو انتقل إلى مكان مختلف.

يجب أن تنتبه أيضاً إلى إضاءة الغرفة التي ستقدم فيها العرض التقديمي. إذا كانت الأضواء شديدة السطوع أو خافتة للغاية، اضبطها قبل بدء العرض التقديمي. يستخدم البعض لوحة خضراء لإخفاء العناصر المشتتة للانتباه في الخلفية مثل النوافذ أو الأبواب.

النظر إلى الكاميرا

أثناء تقديم العرض التقديمي وجهاً لوجه، قد تنسى أن معظم الحاضرين ينظرون إليك بدلاً من التركيز في الشاشة خلفك. في الاجتماعات الإلكترونية المتعلقة بالموارد البشرية، لا توجد منصة يمكنك الاختباء خلفها أو الالتفاف والنظر إلى الشاشة.

وقد تفقد تركيزك أيضاً وتنسى أنك تتحدث إلى الشاشة بدلاً من الأشخاص الذين يشاهدونك من خلال شاشات أجهزتهم. ابذل قصارى جهدك لتجنب ذلك. وإذا كنت تواجه مشكلة في التذكر، تخيل أنك تتحدث إليهم مباشرة وتنظر في وجوههم.

قد يتعذر على الحاضرين في الاجتماعات الإلكترونية ملاحظة ما إذا كنت تتواصل معهم بصرياً أم لا، لذلك حاول التواصل معهم من خلال الكاميرا الإلكترونية أيضاً بدلاً من البرنامج الذي يلتقط صورتك فقط. قد لا تلاحظ أنك تنظر في ملاحظاتك أو مستندات أخرى أثناء العرض التقديمي، لكن الحاضرين سيلاحظون ذلك بوضوح.

الاستفادة من التكرار الفعال

استخدم التكرار الفعال لتتأكد من جذب انتباه جميع الحاضرين.

التكرار هو أداة شائعة تُستخدم في العروض التقديمية والخطابات لأنها تساعد في جذب انتباه الجمهور، كما أنها تساعد على تثبيت بعض النقاط في ذاكرتهم لفترة طويلة بعد انتهاء العرض التقديمي. ويكمن السر في فهم أفضل طرق تطبيق التكرار، بحيث يمكنك استخدامه بفعالية في الاجتماعات الافتراضية.

من طرق التأكد من استيعاب الحاضرين لأمرٍ ما أن تكرره كلما أمكن. مثلاً، إذا بدأت العرض التقديمي بقول “نحن نقدر مساهماتكم”، كرر ذلك لاحقاً عند الحديث عن أهمية الموظفين بوصفهم مصدراً لحل المشكلات، ثم اذكر أهمية كل موظف مرة أخرى أثناء مناقشة طرق تطوير مهارات أعضاء الفريق ومستواهم المعرفي.

يضمن تكرار النقاط الرئيسية مراراً وتكراراً أثناء العرض التقديمي استيعاب الجميع للرسالة المراد نقلها.

ومن الطرق الفعالة لاستخدام التكرار هي الاستعانة بوسائل بصرية متعددة مثل المخططات أو الرسوم البيانية التي توضح النقاط التي تتناولها أثناء العرض. مثلاً إذا كنت تقدم عرضاً تقديمياً حول مقاييس خدمة العملاء، اعرض مخططاً يوضح عدد المكالمات الواردة كل يوم على مدار فترة زمنية معينة حتى يتمكن الموظفون من تصور تطور أدائهم بمرور الوقت.

ختاماً…

اجتماعات قسم الموارد البشرية الافتراضية هي وسيلة ممتازة للبقاء على اتصال مع جميع الموظفين العاملين عن بُعد، حيث يمكنك استغلال هذه الاجتماعات لمناقشة المستجدات في الشركة والأهداف المرجوة من الموظفين وتقييمات الأداء، كما أنها مثالية أيضاً للتوجيه وتقديم الملاحظات التقييمية.

اجتماعات قسم الموارد البشرية الافتراضية تساعد الشركة في توفير الوقت والمال، حيث يمكنك حضور هذه الاجتماعات من أي مكان، دون القلق بشأن السفر أو حركة المرور.

إذا لم يسبق لك المشاركة في اجتماع افتراضي من قبل، قد يكون من الصعب معرفة كيف تستعد له أو توقع ماذا قد يحدث فيه. لكن لا تقلق، نوليدج سيتي تقدم لك الدورة التدريبية العروض التقديمية عن بعد التي ستساعدك في تطوير مهاراتك في تقديم العروض التقديمية الافتراضية.