اجتماعات العمل: مفهوم وأنواع اجتماعات العمل

اجتماعات العمل هي أحد أهمّ العوامل المساعدة على سير العمل بطريقة منظمة ومثالية داخل المؤسسات. ورغم أهمية الاجتماعات، فغالبًا ما تسير على عكس ما هو مُخطّط لها. وهو ما يُشكّل معضلةً حقيقيّةً للمؤسسة، حيث يُسبّب ذلك إهدارًا للوقت والجهد دون تحقيق أي جدوى حقيقيّة.

لتحقيق أقصى استفادة من الاجتماعات، وتوجيه نتائجها في إطار الأهداف التنظيميّة للمؤسسة، يجب وضع مخطط سليم وواضح يتضمن طبيعة الاجتماع وكيفيّة عقده والوقت المناسب له. إضافة إلى ذلك، يجب أن يكون مكان عقد الاجتماع ملائماً للمساعدة على توليد الأفكار الابداعيّة ومشاركة المواضيع البنّاءة، من أجل حلّ المسألة المطروحة بكل سهولة دون خلافات أو نزاعات.

لتتعرّف أكثر على اجتماعات العمل وأنواعها والكيفيّة المتّبعة لاختيار نوع الاجتماع الملائم للموظفين، تابع قراءة المقال.

اجتماعات العمل: مفهوم وأنواع اجتماعات العمل

مفهوم اجتماعات العمل

اجتماعات العمل هي الاجتماعات الّتي تُعقد بين شخصين أو أكثر للبحث في عمليّة اتخاذ القرارات المناسبة أو مناقشة أهداف الشركة وعمليّاتها.

عادةً ما يُعقد اجتماع الفريق داخل المؤسسة أو الشركة، ولكن مع ظهور التقنيّات الحديثة كالاجتماعات عبر برامج الفيديو، أصبح من السهل جداً على المشاركين أو الموظفين الانضمام إلى الاجتماع من أي مكان حول العالم.

فوائد اجتماعات العمل

تُحقّق اجتماعات العمل التوازن الايجابيّ في بيئة العمل

يميلُ المرء بطبعه إلى التفاعل والاجتماع بالآخرين. فاجتماعات العمل تُسهم في تحقيق التوزان بين أعضاء الفريق وذلك عبر تبادل المعلومات والآراء ووجهات النظر، وهو ما يُساعد المديرين في الوصول إلى اتخاذ قرارات متوازنة اعتماداً على المعلومات والأفكار المطروحة في اجتماع الفريق.

تُعزّز اجتماعات الفريق بناء الثقة وتقوية العلاقات بين أعضاء الفريق

العمل بروح الفريق هو أحد أهم العوامل الّتي تساعد في تحقيق أهداف الشركة، كما أنّ فريق العمل القويّ والمترابط هو الفريق المبنيّ على الفهم والثقة المتبادلة فيما بين أعضائه.

ولهذا، فالاجتماعات تُتيح ميزة تبادل المعلومات ومشاركة وجهات النظر والآراء بين أعضاء الفريق، وهو ما يُساعد على بناء الثقة وتقوية العلاقات بينهم.

تُساعد اجتماعات العمل على زيادة الولاء للمؤسسة

الاجتماعات هي الوسيلة الّتي يتم من خلالها مشاركة الموظفين لآرائهم، وبالتالي يشعر الموظف بأهميّته وكيانه عند المشاركة في القرارات داخل المؤسسة، كونه جزءاً من الجماعة. وبذلك يكتسب الخبرة ويتعلّم أساليب ومهارات جديدة في التعامل. وهذا بدوره ينمّي قدراته ويرفع معنوياته ويجعله أكثر ولاءً للمؤسسة.

تساعد على اتخاذ قرارات تتّسم بالنضج والموضوعيّة

نتيجةً لتعاون فريق العمل وتنوّع الخبرات والمعارف والتخصّصات بين أفراده، تكون النتائج المحققة فعّالة وقائمة على المشورة وتبادل الرأي. وبالتالي يتحقّق الهدف من الاجتماع، وهو التوصّل إلى حلّ يضمن الموضوعيّة والنزاهة والمصداقيّة.

الفرق بين الاجتماعات الفردية والاجتماعات الجماعية

يكمن الفرق الأساسيّ بين اجتماعات العمل الفرديّة والجماعيّة في عدد الموظفين المشاركين في كل منها، ولكن هناك فوارق إضافيّة مهمّة لا بُدّ لك من التعرّف عليها:

من حيث التعريف

الاجتماعات الفردية (One-to-one meetings)

هي الاجتماعات الّتي تحدث بين شخصين، وتكون في أغلب الأحيان بين المدير وأحد موظفيه.

وتُعدّ الطريقة المُثلى للمديرين، حيثُ يكون هذا الاجتماع حواراً فردياً يهدف إلى معالجة موضوع أو قضيّة معينة، ويتم فيه تقديم الملاحظات والمساعدة في تحسين الأداء والمشاركة، مما يدعم التعرف على الأهداف الشخصيّة لكل موظف من الموظفين على حِدَة.

الاجتماعات الجماعية (Group meetings)

هي الاجتماعات الّتي يُشارك فيها أعضاء الفريق لإجراء مناقشة عامّة حول بعض الموضوعات أو القضايا التي تخصّ المؤسسة أو الشركة.

وتُعرّف بكونها اجتماعات العصف الذهنيّ، حيثُ يخرج منها أعضاء الفريق بمجموعة من الأفكار الجديدة والآراء ووجهات النظر المختلفة. وكثيراً ما يتوصل الفريق من خلالها إلى حلول فريدة تهدف إلى تحقيق المصلحة المشتركة.

من حيثُ الهدف

الغرض أو الهدف الرّئيسي من وراء الاجتماعات الفرديّة هو التواصل المباشر مع أعضاء الفريق بشكل فرديّ من أجل مناقشة أمور مهنيّة مستقبليّة، أو من أجل الدعم الفرديّ والتطوير المهنيّ وغير ذلك.

أمّا الاجتماعات الجماعيّة فهي تهدف إلى تعزيز عمليّة المشاركة الجماعيّة للوصول إلى نتائج وأهداف مشتركة.

من حيث الشكل

تختلف الاجتماعات الفرديّة عن الجماعيّة في كيفيّة صياغتها. يُفضّل أغلب المديرين الاجتماعات الفرديّة عن الجماعيّة، وذلك لأنه يمكنهم الاجتماع مع كل موظف على حدة، ومن ثم يكون لديهم الوقت الكافي للنقاش في أي أمور أو التحدث عن نقاط تخصّ ذلك الموظف بعينه.

على العكس من ذلك، فالاجتماعات الجماعيّة يعتمد أكثرها على آليّة العصف الذهنيّ بين المشاركين، وهو ما يتطلّب وقتاً طويلاً، لذلك قد ينتهي الاجتماع في بعض الأحيان دون تحقيق الكثير من الفائدة، بسبب تعدّد الآراء والأفكار.

أفضل النصائح والخطوات لعقد اجتماعات عمل ناجحة

يكمن سبب نجاح الاجتماعات وفعاليّتها في التخطيط السليم والإدارة الناجحة لها، لذلك ففي حالة غياب القدر اللازم من التخطيط والإدارة تفشل الاجتماعات، وتكون نتيجتها إهدار الوقت وعدم التوصّل إلى أي حلول.

لذلك، إذا كنت صاحب عمل وترغب في عقد اجتماعات ناجحة مع فريق عملك، عليك اتباع هذه النصائح التي ستتعرف من خلالها على كيفيّة عقد اجتماعات عمل مثمرة:

التخطيط الجيّد للاجتماع

يتمركز جدول أعمال الاجتماعات الفعّال حول مجموعة من المعايير المهمة كالآتي:

لا بُدّ من اتباع نهج محدد وطرق جديدة للحصول على أفكار مبتكرة، كاستخدام التقنيّات النافعة أو حلول العصف الذهنيّ ، وهو ما سيُسهّل عليك بدوره الحصول على آراء مختلفة من أعضاء الفريق لحلّ المشكلة.
في حالة ابتكار خطة جديدة لفكرة معيّنة سواء لتصميمٍ جديد لمنتج أو خدمة تقدمها الشركة، لا بُدّ من عقد اجتماع للحصول على آراء فريق العمل لتنفيذ هذه الخطّة.
ينبغي مشاركة المعلومات عن أي تطوّرات جديدة تحدث داخل الشركة مع الموظفين.
يجب عقد اجتماع دوريّ لتلقّى الملاحظات من الجميع ومناقشتها، حيث يمكن من خلاله التعرّف على اهتمامات أعضاء الفريق وتبادل الأفكار بينهم.

تحديد كيفية عقد الاجتماع مع مراعاة ملاءمة الوقت والمكان لجميع أعضاء فريق العمل

لا بُدّ أنّ يُعقد الاجتماع بطريقة مناسبة تُتيح لأعضاء الفريق المشاركة الفعالة، سواء بحضور أعضاء الفريق بشكل فعليّ في المكان ذاته، أو افتراضياً وهذا ما يناسب الموظفين المشاركين من أماكن مختلفة حول العالم.

تحديد موضوع الاجتماع والنتائج المرجوّة منه

عند التخطيط لعقد اجتماع عمل مع الموظفين، يجب تحديد موضوع الاجتماع والأهداف والنتائج المرجوّة منه، حتّى لا يكون الاجتماع هدراً للوقت بالنسبة للكثير من المشاركين، ومن ثم لا يحقق النتائج المرجوة منه.

إعداد جدول أعمال خاصّ بالاجتماع

يتمّ إعداد جدول أعمال كامل وشامل بكل ما يخص الاجتماع، ويختلف ذلك بحسب الاجتماع المنعقد، اعتماداً على الأهداف والتحديات المتعلقة بكل اجتماع بعينه.

يحدد جدول الأعمال ما سيتم مناقشته بالاجتماع، وتقسيمه إلى أجزاء، كل جزء مُحدّد بوقت معيّن، بدءاً من تقديم الحاضرين وشرح موضوع الاجتماع، ووصولاً إلى توثيق النتائج والحلول.

أمور يجب مراعاتها أثناء الاجتماع

بإمكان الشخص المسؤول عن سير الاجتماع استخدام مؤّقت لمساعدة أعضاء الفريق على الحفاظ على المسار الصحيح لموضوع الاجتماع، لتجنب إضاعة للوقت وعدم تحقيق نتائج حقيقيّة.

في حالة وجود أي آراء أو تفاصيل غير مهمة، يُفضل تأجيلها لوقت لاحق، ويجب مساعدة جميع المشاركين على تبادل الأفكار والاقتراحات قدر الاستطاعة.

أمور يجب مراعاتها عند انتهاء الاجتماع

قبل انتهاء الاجتماع يجب أن تسأل المشاركين عمّا إذا كان هناك أي حلول أخرى مقترحة أو قيد التنفيذ. يجب أيضاً تسجيل الملاحظات لاستخدامها في عمليّة تحسين جودة الاجتماع مستقبلاً.