5 نصائح لمساعدة الموظفين في تجنُّب الإغراق الرقمي

أصبحنا نَتَفَقَّد صندوق الرسائل الواردة في بريدنا الإلكتروني طوال الوقت، حتى قبل النوم وخلال الوجبات وأيضاً في دورة المياه، لأن غالبية عمليات التواصل المتعلقة بالعمل تُجرى عبر البريد الإلكتروني.

ولكن تطبيقات البريد الإلكتروني لا تتحمل اللوم وحدها، لأننا نستخدم مجموعة كبيرة من تطبيقات الرسائل، مثل WhatsApp وSkype وFacebook Messenger. وتزداد مصادر التشتت في حالة عمل الموظفين عن بُعد، بشكل قد يتسبب في الإغراق الرقمي.

الشعور بالإغراق الرقمي أمر مرهِق، وقد أظهرت الدراسات أنه يتسبب في مجموعة من المشكلات للموظفين والشركات على حدٍّ سواء، بدءاً من انخفاض الإنتاجية إلى زيادة معدل دوران الموظفين، كما يمكن أن يقلل من الشعور بالرضا في العمل مما يؤدي إلى الاحتراق الوظيفي بمرور الوقت.

5 نصائح لمساعدة الموظفين في تجنُّب الإغراق الرقمي

ما المقصود بالإغراق الرقمي؟

يحدث الإغراق الرقمي عندما نتعرَّض لكم كبير جداً من المعلومات عبر الأجهزة الرقمية، مثل أجهزة الحاسوب والهواتف الذكية والأجهزة اللوحية والحاسوب المحمول. وقد ينتج ذلك عن التواصل المتعلق بالعمل في غير ساعات العمل المعتادة أو التواصل غير المتعلق بالعمل الذي يتطلب رداً.

يحدث الإغراق الرقمي عندما يزيد حجم التواصل بشكل أكبر من قدرتنا على التعامل معه بفعالية. وينتج عن ذلك ضَعف الأداء وتقلص القدرة على الابتكار في العمل، بالإضافة إلى الشعور بالتوتر والقلق.

تزداد حدة الإغراق الرقمي بين الموظفين في عصرنا الحالي، حيث يقول ثلثا الموظفين الذين يعملون بدوام كامل إنهم يتعرَّضون للإغراق الرقمي كل يوم، أي أنهم يشعرون بالإنهاك بسبب عدد رسائل البريد الإلكتروني والرسائل النصية وغيرها من أنواع الرسائل التي تصلهم أثناء العمل.

لا عجب أن الكثير من الموظفين يشعرون بالتوتر بسبب اضطرارهم إلى استيعاب الكثير من المعلومات خلال فترة زمنية قصيرة. لحسن الحظ، يمكنك إجراء بعض التعديلات البسيطة لمساعدة الموظفين على التعامل مع الإغراق الرقمي والحفاظ على إنتاجيتهم في العمل.

كيف يمكن أن يؤدي الإغراق الرقمي إلى الاحتراق الناتج عن التواصل

حياتنا العملية مليئة بالاجتماعات والرسائل الإلكترونية والتحديث المستمر للمستجدات المتعلقة بالعمل، فضلاً عن دردشات تطبيق Slack والرسائل النصية، بل يبدو أنه يوجد عدد أكبر من اللازم من وسائل التواصل مع الزملاء.

ولكن يوجد جانب سلبي لكل هذا القدر من التواصل، حيث أصبح من السهل جداً الشعور بالإنهاك بسبب تلقِّي هذا الكم الهائل من الرسائل كل يوم. وعلى عكس التفاعل الشخصي وجهاً لوجه أو المكالمات الهاتفية، لا توجد طريقة سهلة يمكن من خلالها اكتشاف بداية شعور الشخص بالإرهاق بسبب التواصل الكتابي.

قد يتسبب ذلك في شعور الكثير من الأشخاص بأنهم “خارج نطاق التطورات”، أي أنهم لا يدركون الأمور التي يجب منحها الأولوية وكيفية الاستجابة في هذه البيئة سريعة التطور. ونتيجة لذلك، يصعب علينا التعاون بفعالية، فعندما نظل نعمل على مواكبة الأمور بسرعة ونحاول عدم تفويت أي مستجدات، يصعب التركيز على الصورة العامة بأكملها.

5 طرق لمساعدة الموظفين على تجنُّب الإغراق الرقمي

رغم أن للتكنولوجيا إيجابيات رائعة، فإنها يمكن أن تكون مُجهِدة للغاية في وقت قصير، حيث يتعرض الموظفون الآن لضغوط أكبر من أي وقتٍ مضى، بشكلٍ قد يدفعهم نحو الشعور بالاحتراق الوظيفي. الطريقة المباشرة لمعرفة إذا كانوا يشعرون بالإنهاك هو أن تسألهم بشكلٍ صريح.

نظِّم لقاء مع كل موظف واسأله عن أحواله. هل يشعر بالإجهاد؟ هل يحتاج إلى المساعدة في إدارة عبء العمل؟ ما الذي يمكنك فعله، بصفتك مديراً، للمساعدة في تخفيف التوتر الذي يشعر به في العمل؟

بمجرَّد معرفة أحوال موظفيك، يمكنك اتباع الإجراءات الخمسة التالية لمساعدتهم في تجنُّب الإغراق الرقمي:

1- حصر الأدوات المستخدمة

ما الأدوات الرقمية التي تستخدمها؟ كم عدد الأساليب المختلفة التي يستخدمها الأشخاص للتواصل داخل شركتك؟ اجرِ حصراً لأدوات التواصل الرقمي المستخدمة في شركتك، مثل تطبيقات Slack وZoom وTeams وTrello وOutlook، حتى تتمكن من تكوين رؤية واضحة لجميع القنوات التي يستخدمها الموظفون للتواصل في العمل.

وإذا لاحظت أن الموظفين يستخدمون عدداً كبيراً جداً من الأدوات أو التطبيقات في مهامهم اليومية، ففكِّر في طريقة لتقليل عددها. يمكنك تحقيق ذلك من خلال توحيد استخدام الأدوات أو تطوير طرق أفضل لاستخدام الموظفين هذه الأدوات خلال اليوم.

على سبيل المثال، إذا كان لديك فريقاً من مديري المشروعات الذين يستخدمون تطبيق Slack لتفقد سير العمل بسرعة ومكالمات الفيديو على تطبيق Zoom لإجراء جلسات أطول لتبادل الأفكار، فكِّر في الاستغناء عن أحد التطبيقين من خلال استخدام ميزة الاتصال المتاحة في تطبيق Slack نفسه.

2- جمع آراء الموظفين

هل تتذكر تأسيس منصة التواصل الجديدة؟ لقد بدت فكرة جيدة حينها، لكنها أصبحت مصدراً إضافياً للتشتت في يوم مليء بالفوضى بالفعل.

اجمع آراء الموظفين بشأن التطبيقات ومواقع التواصل الاجتماعي والمواقع الإلكترونية وغيرها من الوسائل التكنولوجية الرقمية التي تسبب لهم مشكلات خلال يوم العمل، واطلب منهم تسجيل مقدار الوقت الذي يضيع بسبب شعورهم بالتشتت نتيجة لاستخدام هذه الوسائل التكنولوجية (والتكلفة الواقعة عليك بسبب انخفاض الإنتاجية الناتج عن هذا التشتت).

بمجرَّد تجميع هذه البيانات، حدد الأدوات التي يجب حظرها تماماً من أجهزة الحاسوب في الشركة، والأدوات التي تتطلب بعض التوجيهات لاستخدامها بشكل أفضل.

3- الاستغناء عن المنصات غير الضرورية

تخلَّص من جميع الأدوات التي لا تساعد موظفيك في العمل بشكلٍ أفضل أو أكثر ذكاءً. افحص الأنظمة الحالية المُستخدمة في مؤسستك واختر منها الأكثر فعالية، ثم تخلص من الأنظمة غير الضرورية أو التي تُعد نُسخاً مكررة لبرامج أخرى تستخدمها الشركة.

قد تجد لديك أيضاً أدوات قديمة يمكن الاستغناء عنها أو تحديثها إلى إصدارات أكثر فعالية.

رغم أنه قد يبدو من المفيد أن توفر للموظفين إمكانية الوصول إلى جميع المنصات المتاحة على أمل أن تساهم في زيادة التواصل والمشاركة، فإن هذه الفكرة نادراً ما تكون مفيدة.

لا يحتاج الموظفون إلى الوصول إلى جميع الأدوات المتاحة، لكنهم يحتاجون فقط إلى أدوات مناسبة لعملهم يمكنهم استخدامها باستمرار.

4- التشجيع على التواصل المحدود، أي عند الضرورة فقط

ضع بعض التوجيهات بشأن وقت وكيفية تواصل أعضاء فريق العمل مع بعضهم. على سبيل المثال، يمكنهم الامتناع عن استخدام البريد الإلكتروني بعد مواعيد العمل وفي عطلات نهاية الأسبوع أو يمكنهم قصر استخدام البريد الإلكتروني على الأمور المتعلقة بالعمل، واستخدام التطبيقات الأخرى، مثل Slack أو Google Hangouts، للمحادثات غير الرسمية.

تضع بعض الشركات سياسات تمنع أو تُقيِّد التواصل مع الموظفين في غير أوقات العمل، لكن تلك السياسات وحدها لا تكفي.

يقع الموظف تحت ضغط كبير من جهات عدة، مما يدفعه لتقبل التواصل طوال الوقت، مثل المديرين الذين يريدون معرفة آخر المستجدات بشأن العمل، حتى في حالة ابتعادهم عن العمل، ومن الموظفين الذين يحتاجون إلى حل بعض المشكلات التي تظهر خارج أوقات العمل، لذلك علينا أن ندعم ضرورة إتاحة الفرصة للموظفين لقضاء بعض الوقت بعيداً عن أجهزتهم.

5- إعادة تقييم التوقعات المتعلقة بالتواصل

يجب ألا يكون من المتوقع من الموظفين أن يكونوا متاحين على مدار الساعة، لذلك على الإدارة أن تضع توقعات واضحة لإدارة عملية التواصل. في حالة الحاجة إلى رد سريع من الموظف، تأكد من معرفته بالقنوات التي يجب استخدامها في عمليات التواصل العاجلة.

اسأل نفسك، هل يجب على الموظف أن يرد في الحال بالفعل؟ هل يؤثر الأمر في قدرة الموظف على أداء عمله؟ هل يتضمن الأمر خطراً يهدد السلامة؟ إذا كانت الإجابة بلا، اسمح للموظف بالرد في الوقت المناسب له. سيساعد ذلك في تخفيف الشعور بالضغط ويتيح له الوقت الذي يحتاج إليه لإنجاز المهمة.

في النهاية

قد لا يكون الإغراق الرقمي على رأس القائمة، عندما يتعلق الأمر بالتوتر في مكان العمل، لكن مع تعرض الموظفين لكمٍ هائل من الرسائل النصية والإلكترونية ومنشورات وسائل التواصل الاجتماعي والرسائل المتعلقة بالعمل بشكل يومي، قد يُشعرهم ذلك بالإنهاك من كثرة التواصل.

من أهم الإجراءات التي يمكنك اتخاذها هو أن تضع بعض الحدود، مثل تجنُّب إرسال الرسائل الإلكترونية في غير أوقات العمل، ولا تفترض أن جميع الأشخاص متاحين للرد على مدار الساعة وطوال أيام الأسبوع. سيشعر الموظفون بفائدة تلك القواعد في حياتهم الشخصية ويزداد شعورهم بالسعادة وينعكس على إنتاجيتهم أيضاً.

قد يساعد التواصل الفعَّال في محاربة التأثيرات السلبية للإغراق الرقمي، مثل الاحتراق الوظيفي وانخفاض مستوى الرضا الوظيفي. وللمساهمة في تحقيق ذلك أيضاً، اطلع على الدورتين التدريبيتين التواصل الفعال بصفتك قائد فريق عن بُعد وأفضل ممارسات التواصل، وكلاهما متوفراً لمديري الموارد البشرية الذين يتطلَّعون إلى تحسين كفاءة أنظمة التواصل وفعاليتها في العمل.

تساعد هاتان الدورتان التدريبيتان المديرين على تقليل الاحتراق الناتج عن التواصل الذي يحدث بسبب الإغراق الرقمي، على الأخص في الفرق التي تعمل عن بُعد.