7 علامات تُشير إلى ضرورة تطوير برامج تدريب الموظفين

هل تشك أنك بحاجة إلى تحسين البرنامج التدريبي لموظفي الشركة؟ لقد آن الأوان لاكتشاف ذلك، فعندما تمتلك برنامج تدريبي فعال للموظفين، يُمكِنك أن تجعل شركتك في مصاف الشركات القوية لامتلاكها قوة عاملة أو فريق عمل أكثر سعادة وأقدر على النهوض بالعمل وأشد امتثالاً لسياسات وممارسات الشركة من ذي قبل، مما يقود الشركة إلى تحقيق نتائج مستقرة.

السؤال الآن هو كيف يُمكِن أن تُحدِّد هل البرنامج الحالي لتدريب الموظفين يعمل بكفاءة أم أنك بحاجة إلى تحسينه؟ سنساعدك في هذا المقال على اكتشاف ذلك، حيث إننا سنتناول العلامات التي تشير إلى ضرورة تحسين الاحتياجات التدريبية للموظفين، كما أننا سنتطرق إلى العديد من الموضوعات المفيدة التي ستساعدك على إجراء تعديلات مثمرة في برامج تدريب الموظفين ومبادرات التطوير.

ما هي أهمية تدريب الموظفين؟

تدريب الموظفين لا غنى عنه لأي شركة أياً كان حجمها أو موقعها أو مجال عملها، ويرجع ذلك في المقام الأول إلى آثاره التي تنعكس على موظفي الشركة ومشروعاتها وثقافتها، فبرامج تدريب الموظفين إما أن تدفع عجلة العمل بالشركة إلى الأمام قُدُماً وإما أن تتسبب لها في أضرار جسيمة.

إذا اتسمت مبادرات وبرامج تدريب الموظفين بالفعالية، فإنك ستحقق العديد من المكاسب المُدهشة، مثل:

• تحسُّن إنتاجية الموظفين: فعندما يعرِف الموظفون ما يجب عليهم القيام به، ويتلقون تدريباً كافياً عليه، يصبحون أقدر على النهوض بأعبائهم الوظيفية على أكمل وجه، مما ينعكس على زيادة الإنتاجية بين صفوف الفريق.
• انخفاض معدل دوران الموظفين: فالموظفون الذين يشعرون بقيمتهم لدى الشركة (ويتضح ذلك في اتجاه الشركة إلى الاستثمار في تطويرهم بمنحهم التدريب اللازم لذلك) من المُستبعَد أن يتركوا العمل بالشركة سعياً وراء فرص أفضل، وبالتالي فمن المُرجَّح أن ينخفض معدل دوران الموظفين.
• رفع الروح المعنوية للموظفين: فالبرامج التعليمية الفعالة للموظفين تُرسِّخ الشعور بالولاء في نفوس الموظفين، ومما لا شك فيه أن هذا الشعور ينبع من إحساسهم بالتقدير وإعدادهم وتأهيلهم للنجاح. 
• تحسين الامتثال: فعندما يتلقى الموظفون التدريب الجيد، من المُرجَّح أن يزدادوا امتثالاً لسياسات وممارسات الشركة، وهو ما يمكن عزوه إلى الفهم الجيد للقواعد والممارسات أو الرغبة الصادقة في إخراج أقصى ما في جعبتهم في العمل. 

قائمة المكاسب المترتبة على التدريب الفعال للموظفين لا تنتهي عند هذا الحد، إنما هي قائمة طويلة تتسع لأكثر من ذلك بكثير.

ما هي العلامات التي تدل على انعدام فعالية التدريب؟

هناك مجموعة من العلامات التي تدل على انعدام فعالية التدريب، وبمعرفة هذه العلامات، يُمكِنك اكتشاف المشكلات الموجودة فيه بمجرد ظهورها، مما يدفعك لاتخاذ الإجراء المناسب. سنستعرض فيما يأتي بعض العلامات الدالة على انعدام فعالية التدريب للموظفين.

أولاً: افتقاد الموظفين إلى الدقة

إفراط الموظفين في ارتكاب الأخطاء يُعدُّ علامة شديدة الوضوح على انعدم فعالية التدريب، وعلى الرغم من أن البشر بطبيعتهم خطاؤون، فإذا ما تراءى لك أن الموظفين يرتكبون الكثير من الأخطاء بشكل روتيني، فاعلم أنك تعاني من مشكلة في التدريب.

في بعض ميادين العمل، الغلطة الواحدة تساوي الكثير، فالشركات يُمكِن أن تخسر ملايين الدولارات من جراء أخطاء بشرية تبدو تافهة، وبناءً عليه فإن افتقاد الموظفين إلى الدقة بعد التدريب من الأمور التي يجب على المديرين ومسؤولي الموارد البشرية أخذها على محمل الجد، حتى أن الأمر قد يتطلب في بعض الأحيان إعادة التدريب بالكامل لإعادة الموظفين مرة أخرى إلى المسار الصحي، وفي أحيان أخرى يُكتفَي بإنعاش ذاكرتهم فحسب.

ثانياً: جلسات التدريب الطويلة إلى درجة مُبالَغ فيه

يجب الانتهاء من مبادرات أو برامج التدريب في فترات زمنية مناسبة لا تتعدى بضعة أشهر كحد أقصى، وعليه فإذا استغرقت دورة تدريبية واحدة وقتاً أطول من ذلك بكثير، يُعدُّ ذلك دليلاً إما على صعوبة المادة التدريبية، أو عدم كفاءة المُدرِّبين، أو غير ذلك.

بالنظر إلى الأمور استناداً إلى التكلفة، يتضح أن جلسات التدريب الطويلة قد لا تتسبب في إرهاق الموظفين فحسب، بل إنها ستكلف الشركة كثيراً، فعندما يستغرِق التدريب شهوراً طويلة أو سنوات، يجب عندئذ الرجوع مجدداً إلى طاولة النِّقاش لبحث سبل تيسير أو تحسين الأوضاع.

ثالثاً: انخفاض الإنتاجية

نتيجة لانعدام كفاءة التدريب، قد لا يعرِف الموظفين ما تُمليه عليهم وظائفهم جيداً، مما يؤدي إلى ضّعف الإنتاجية.

ضَعف أو انخفاض الإنتاجية قد يتحول إلى مشكلة إذا ما لم يُتَاح للمُدرِّبين الوقت الكافي والموارد اللازمة لتنظيم جلسات التدريب الملائمة، غير أن الأمر ربما يعتمد بخلاف ذلك على قيام المُتدرِّبين بتوجيه جلسات التدريب توفيراً للوقت.

من المواقف الأخرى التي نراها أن يتسبب التدريب في إثارة الملل مما يؤثِّر سلبياً على اهتمام الموظفين وانتباههم أثناء جلسات التدريب. 

نتيجة لهذه المشكلات التدريبية وغيرها، لا يحصل الموظفين على المعلومات التي يحتاجون إليها ولا يُمكِنهم أداء وظائفهم بنفس الكفاءة التي يُمكِنهم أدائها بها عندما يتسم التدريب بالفعالية.

رابعاً: الارتفاع الشديد في معدل دوران الموظفين

قد تعاني الشركة من الارتفاع الشديد في معدل دوران الموظفين عندما لا يتم التخطيط للتدريب تخطيطاً جيداً، أو عندما لا يُنفَّذ ما خُطِّط له على أكمل وجه ممكن. 

الموظفون لديهم مطلق الحرية في اختيار الأماكن التي يعملون بها، كما أنهم مخيرون في انتقاء ما يناسبهم من بين خيارات تعليم وتدريب الموظفين المختلفة، لأنهم عندما لا يحصلون على فرص التدريب التي يحتاجون إليها، يتولد بداخلهم شعور بالغضب وعدم الرضا، وتنخفض معنوياتهم إلى حد كبير، بل وقد يصل بهم الأمر إلى حد الإحساس بالإهمال واليأس والإحباط.

في واقع الأمر، الموظفون غير مجبرين على أن يتحملوا ذلك الوضع ويتقبلوه بابتسامة عريضة، فالعديد من الشركات تستثمر الوقت والموارد في تنقيح وتحسين برامجها التدريبية، وخير دليل على ذلك أن الشركات الأمريكية قد أنفقت أكثر من 100 مليار دولار على تعليم الموظفين وتطويرهم.

انطلاقاً من هذه الأسباب وحدها، قد يسعى الموظفون إلى الحد من خسائرهم بالبحث عن موقع أفضل في أي مكان آخر. مختصر القول أن عدم استقرار الموظفين في عمالهم طويلاً قد يُعدُّ إشارة إلى وجود مشكلات تدريبية.

خامساً: مشكلات السلامة والأمان

الافتقار إلى التدريب من الممكن أن يتسبب في وقوع مشكلات تؤثر على سلامة وأمان الموظفين، مما يؤدي إلى تصاعد معدلات حدوث إصابات في صفوفهم، فالموظف إذا لم يكن على دراية كافية بالنُظُم الواجب اتِّباعها للقيام بالعمل بأمان، قد يُعرِّض نفسه للخطر، كما أن الشركة نفسها قد تتأثر بذلك بصور مختلفة، كمطالبة الموظفين بتعويضات، ودوران الموظفين، وحصول الموظفين على إجازات ممتدة.

هل تعاني شركتك من زيادة استثنائية في حجم الحوادث أو مطالبة الموظفين بالتعويضات؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فعليك تنظيم تدريب إضافي للموظفين لتدارك هذه المشكلة.

سادساً: التباين في إجراءات العمل 

هل يؤدي الموظفون المهام نفسها بطرق مختلفة؟ إذا كانت الإجابة بنعم، فاعلم أن تباين إجراءات العمل بين الموظفين يُعدُّ علامة شديدة الوضوح على أن البرنامج التدريبي المُتَّبع بحاجة إلى تحسين، فعلى الرغم من أن بعض الموظفين قد يفضلون أداء بعض الأشياء على طريقتهم الخاصة، من المعلوم أن هذا التباين في إجراءات العمل قد يؤدي بسهولة إلى ارتكاب الأخطاء، وإهدار الموارد، وتدهور الإنتاجية.

قيام الموظفون بمهام معينة على طريقتهم الخاصة يُعدُّ إشارة إلى احتياجك إلى تعديل وتنقيح برنامج تدريب الموظفين الحالي.

رغم أن هذه المشكلة قد لا تشير دوماً إلى وجود مشكلة في التدريب، فإن المشكلة قد تكون مرتبطة بالتدريب بشكل أو بآخر. لذلك، فمن المفيد أن يتدخل مسؤولو الموارد البشرية لبحث الأمر.

سابعاً: الملاحظات السلبية من جانب العملاء

التعليقات السيئة أو شكاوى العملاء قد تشير إلى وجود مشكلة في التدريب. 

 التفاعلات السلبية من جانب العملاء أمر مُسلَّم به في عالم الأعمال التجارية، غير أن المهم هو كيفية تعاملك مع هذه السلبيات لحل مشكلاتهم … هذا هو ما يصنع الفارق … فعندما تسمع باستمرار تعليقات العملاء السلبية تعبيراً عن عدم رضاهم سواء عن المنتجات، أو الموظفين، أو العروض التجارية، أو غيرها، يجب عليك الاهتمام بالأمر. ربما تشير تلك المشكلات إلى عدم تلقي الموظفين التدريب الكافي على إدارة علاقات العملاء، أو مراقبة الجودة، أو غير ذلك من الوظائف والأدوار.

تصميم البرامج التدريبية وفقاً لاحتياجات الموظفين

عند إعداد برنامج تدريبي للموظفين، تجنَّب اللجوء إلى أسلوب التعميم، وركِّز بدلاً من ذلك على احتياجات الموظفين، فهذا يساعدك على ترسيخ ثقافة التطور والتعلم الفردي. إلى جانب ذلك، فإن الموظفين يتعلمون بطرق مختلفة، ولذا يجب تصميم التدريب وفقاً لأساليب التعلُّم المفضلة لكل موظف، مما يثمر عن نتائج أفضل بعد الانتهاء من التدريب.

عندما يتمتع الموظفون بحرية الاختيار في إطار العملية التدريبية، يزيد ذلك من احتمالات إتمامهم للتدريب واكتسابهم للمعلومات التي تلقوها فيه واحتفاظهم بها في مخزونهم التعليمي.  على النقيض من ذلك، عند اتِّباع أسلوب صارم في تقديم التدريب بدون إتاحة مساحة من الاستقلالية والمرونة للموظفين، يؤدي ذلك إلى خسارة العديد من المكاسب.

أهمية تدريب الموظفين

كيف تُجدِّد برنامج تدريب الموظفين؟

تجديد برنامج تدريب الموظفين عملية متعددة الخطوات تتضمن تقييمه بصورة صحيحة، وإجراء تعديلات طفيفة عليه، وغيرها. في هذا الجزء من المقال، سنتطرق سوياً إلى كيفية تجديد تدريب الموظفين خطوة بخطوة.

أولاً: تحديد معايير المقارنة الملائمة

لكي تبدأ في تجديد برنامج تدريب الموظفين، اختر الدور الذي تريد تقييمه، وحدِّد ما تريده بالضبط من الشخص الذي يتولى هذا الدور، وتأكَّد من أن معايير المقارنة يُمكِن قياسها.

على سبيل المثال، عندما تقوم بفحص دور مُعالِج المطالبات، تتمثل معايير المقارنة المتعلقة بهذا الدور في الوقت المُستغرَق لكل مطالبة أو عدد المطالبات التي يتم تقديمها، وعدد المكالمات الهاتفية التي يتم إجراؤها، وعدد المطالبات المُستوفَاة التي يتم تقديمها.

ومن المفهوم طبعاً أن معايير المقارنة ستختلف من دور إلى آخر.

ثانياً: فحص أداء الموظفين قياساً على معايير المقارنة

ضَع في ذهنك معايير المقارنة، وراجِع أداء الموظفين في الوقت الحالي قياساً عليها، وفي حالة عدم امتلاكك لهذه المعلومات فعلياً، بادِر فوراً إلى جمعها لكي تتوافر لديك في أقرب وقت ممكن. 

عند تقييم معايير تدريب الموظفين، قد تكتشِف أن العاملين يعملون ببطء، أو يرتكبون أخطاء زائدة عن الحد، أو يحتاجون إلى مساعدتهم في جوانب أخرى. في هذه الحالة، قُم بتدوين ملحوظة بذلك، وبادِر إلى اتخاذ ما يلزم من إجراءات. بناءً على ذلك، حدِّد هل سيحتاج الأمر إلى تنظيم تدريب متكامل من جديد أم إنه يُمكِن الاكتفاء بإنعاش ذاكرة الموظفين فحسب.

من الصعب أن تُحدِّد كيف ستسير الأمور إذا لم تعرِف الأسباب الفعلية وراء عدم الالتزام بالمعايير الموضوعة، ففي النهاية، يقد ينتهي بك الأمر إلى إعادة تدريب جميع العاملين من البداية، إلا أن هذا الخيار قد يُكلِّفك الكثير من الوقت والجهد والمال.

ثالثاً: التشاور مع المُدرِّبين والمشرفين

بعد أن تُحدِّد هل سيحتاج الأمر إلى تنظيم تدريب إضافي من عدمه، يجب عليك أن تسعى إلى التواصل مع المُدرِّبين والمشرفين للتحقق من صحة النتائج التي توصلت إليها والوقوف على الخطوات الآتية، مع الأخذ في الاعتبار أن إهمالك أو تجاهلك التواصل معهم باستمرار، يحُد من قدرتك على تحديد ما يجب أن يتناوله التدريب، رغم أن الأمر قد لا يكلفك أكثر من محادثة بسيطة لن تستغرِق أكثر من دقائق، أو مجرد رسالة قصيرة عبر البريد الإلكتروني. 

رابعاً: إعادة تقييم برنامج التدريب

استعرِض النتائج التي توصلت إليها للإجابة عن الأسئلة الآتية: ما هي الجوانب التي يجب مساعدة الموظفين فيها؟ وما هو نوع التدريب المفيد لهم؟ وما الذي يجب أن يتطرق إليه المُدرِّبين والمشرفين؟

بعد ذلك، قم بإجراء تحليل الصناعة، لتحديد ما الذي يجب على الموظفين الإلمام به في المستقبل لكي تظل الشركة في مصاف المنافسة في ظل المشهد المؤسسي دائم التغير. قِّيم كل ذلك قياساً على برنامج التدريب الحالي أخذاً في الاعتبار احتمالات التنقيح والتحسين.

خامساً: طلب ملاحظات الموظفين

 أحياناً يكون أقصر طريق لتحديد ما تحتاج إليه القوة العاملة ببساطة هو توجيه السؤال إليهم مباشرةً، فإلى جانب جميع الجهود المبذولة في البحث والمناقشات مع قادة الشركة، يجب سمع صوت الموظفين أنفسهم.

في حالة الشركات الصغيرة، يُفضَّل الاستفسار من الموظفين مباشرةً عن الجوانب التي يشعرون بحاجتهم إلى مساعدة فيها، ويُمكِن أيضاً اللجوء إلى مراجعات الأداء باعتبارها خياراً آخر يُمهِّد الطريق لمناقشة فجوات المهارات والمعرفة.

تذكَّر دوماً أنك عندما تتحدث مع الأشخاص وجهاً لوجه، قد لا تُعبِّر إجاباتهم عما يدور بداخلهم حقاً، ولذا يُفضَّل إجراء استبيانات لا تتطلب من الموظفين ذكر هويتهم للوقوف على مشكلاتهم وأفكارهم الحقيقية.

عندما يُعبِّر أكثر من موظف عن الأشياء نفسها، قد يفيدك ذلك في تركيز جهودك التدريبية على جوانب مُحدَّدة. أمَّا إذا جاءت إجاباتهم متباعدة بعضها عن بعض، فستُعدُّ هذه فرصة لتنظيم عدد من التدريبات الفردية لإنعاش ذاكرة الموظفين المعنيين للقضاء على هذه المشكلات في بدايتها.

تصميم وتنفيذ الحلول التدريبية

طريقة تصميم وتنفيذ الحلول التدريبية تتوقف عليك بصفتك محترفاً، لكنك يجب أن تضع في ذهنك الأمور الآتية عند التخطيط لتحسين برنامج تدريب الموظفين:

• ضع مقرراً تدريبياً يجعل الموظفين على دراية بما سيتطلبه التدريب.
• أفسِح المجال أمام خدمة التعلُّم الذاتي كلما أمكن لكي تجعل المعلومات أسهل استيعاباً.
• لا تنسَّ التدريب العملي على الوظائف، فكما أن القراءة والمحاضرات لها قيمتها، إلا أن التدريب العملي على الوظائف لا يقل أهمية عنهما حيث إنه يساعد على تثبيت المعلومات والإجراءات مع تحسين الفعالية.
• صمِّم برنامج تدريب يتسم بالبساطة وسهولة الفهم.
• تفهَّم الغرض من التدريب جيداً، واحتفظ بالمبرر وراء تنظيمه في ذهنك أثناء قيامك بتصميمه.
• استفِد من الموظفين بسؤالهم عما يريدونه في جلسات التدريب المُقرَّر انعقادها.
• تعرَّف على ما يدور برؤوس الموظفين، ووجِّه المدرِّبين إلى مواكبة أفكارهم، وتأكِّد من قيامهم بذلك بنفسك، لأن ذلك سيحسِّن التواصل بين المدربين والموظفين، ويساعد المدربين على توصيل المعلومات إلى الموظفين. 

في النهاية، لا يسعنا سوى أن نقول أنه على الرغم من أن عملية تحسين برنامج تدريب الموظفين تنطوي على مصاعب عديدة، لكنها غير مستحيلة من الناحية العملية، فالأمر كله يبدأ باكتشاف العلامات التي تدل على أن التدريب بحاجة إلى تحسين. في ظل المعلومات التي استعرضناها في هذا المقال، ستصبح أقدر على اكتشاف هذه العلامات، وبالتالي ستتمكن من إجراء تغييرات إيجابية في نطاق المؤسسة.

ختاماً:

كيف يمكن أن تساعدك نوليدج سيتي في هذا الأمر؟

تقدم نوليدج سيتي أفضل منصة تدريب عبر الإنترنت لموظفي الشركات ومؤسسات الأعمال. الدورات التدريبية المقدمة عبر منصة نوليدج سيتي لتدريب الموظفين هي دورات تدريبية على أعلى مستوى من الجودة، حيث يُعد المواد العلمية لهذه الدورات أساتذة في الجامعات الأمريكية وخبراء تدريب دوليين.

تعد مكتبة دورات نوليدج سيتي فريدة من نوعها لأنها تقدم خدمات الترجمة والتعريب الصوتي لجميع الدورات التدريبية، بالإضافة إلى وجود نظام إدارة التدريب الذي يقدم تقريراً مفصلاً عن الحالة الدراسية لكل متدرب على حدا. بادر الآن وسجل في نوليدج سيتي واحصل على حساب تجريبي مجاني للشركات لتكتشف مميزات اخرى عديدة، قدم لنفسك ولموظفيك الآن فرصة ذهبية لتطوير مهاراتهم وتحقيق قفزات إنتاجية.