3 نصائح لتطوير مهارات التواصل الشخصي في مؤسستك

عندما تتأمل أحداث العام الماضي، قد يدفعك ذلك إلى إدراك مدى صعوبة الأحداث التي مررت بها أنت وعائلتك وفريق عملك، ولكن هل تستطيع تحديد الجوانب التي تطورت في شخصيتك؟ ما أبرز هذه الجوانب؟

قد يلاحظ أكثرنا تغير الطريقة التي نتواصل بها بسبب انقطاعنا عن مقابلة زملائنا وجهاً لوجه. ولأن مهارات التواصل من أهم المهارات التي يمكن أن تمتلكها، سواء في حياتك الشخصية أو العملية، سنساعدك في هذا المقال في التعرُّف على عددٍ من أفضل أساليب تطوير مهارتك في التواصل.

3 نصائح لتطوير مهارات التواصل الشخصي في مؤسستك

ما هي مهارات التواصل الجيدة؟

مهارات التواصل ليست مجرد طريقة للتحدث مع الآخرين، فهي تؤثر على طريقة تقديم المعلومات وتلقيها. وفقاً لموقع Indeed.com، كانت مهارات التواصل من بين أكثر المهارات المطلوبة في إعلانات الوظائف الشاغرة خلال عام 2020.

تضم مهارات التواصل عدداً لا حصر له من المهارات الفرعية، وتختلف الطريقة التي نستخدم بها هذه المهارات باختلاف الموقف. وفيما يتعلق بتطوير مهارات التواصل الجيد في العمل، يحتل عدد من تلك المهارات رأس القائمة. ومن أفضل مهارات التواصل:

الإنصات الفعّال
التعاطف
استخدام نمط التواصل المناسب (لفظي ومكتوب وغير لفظي وغير ذلك)
الثقة
توصيل المعلومات (طريقة الحديث واللين وارتفاع الصوت وغير ذلك)
تقديم الملاحظات التقييمية وتلقيها
الوضوح والإيجاز
سرعة الاستجابة

قد يدَّعي أي شخص أنه يتمتع بمهارات تواصل جيدة في سيرته الذاتية، ولكن التواصل الفعّال الحقيقي لا يمكن أن يظهر إلا في الواقع العملي، حيث أن الأفراد الذين يعاملون الآخرين باحترام وود وتعاطف هم من يتمتعون بمواهب تواصل قوية يمكن الاعتماد عليها.

عندما نبذل جهداً لفهم الأشخاص الذين نتواصل معهم، فإننا نميل بطبيعة الحال إلى الإنصات بصورة أفضل واستخدام طرق التواصل التي نرى أنها ستكون أكثر فعّالية والاستجابة بالطريقة الملائمة وفي الوقت المناسب.

ما أهمية مهارات التواصل الشخصي؟

مهارات التواصل بالغة الأهمية في مكان العمل، على الأخص في ظل الوباء الحالي الذي أجبر معظمنا على إعادة تقييم طريقة عملنا مع الآخرين ومشاركة المعلومات في مهامنا اليومية. وأصبح التواصل غير اللفظي أمراً بالغ الأهمية لأننا الآن نؤدي أغلب مهام أعمالنا عن بُعد عبر الشبكة العنكبوتية، بل حتى عندما نتواصل مع الآخرين وجهاً لوجه، قد يؤثر ارتداء القناع الطبي على كيفية فهم الكلام.

لذلك، يظهر تميُّز كل من استطاع في التكيف مع هذا التغيير الهائل عن غيرهم بسبب مهاراتهم العالية في التواصل، لأن طريقة الوقوف والجلوس وإيماءات الجسد قد تؤثر على استقبال الأفراد من حولهم لما يقولونه.

أما في التواصل الإلكتروني، فقد تمكننا من تعديل استخدامنا للكلمات للتعبير عن نبرة حديثنا والمعنى الأعمق لكلامنا.

وفي مكان العمل، يكتسب التواصل في سياق العمل ضمن أعضاء فريق العمل أهمية خاصة، فعندما تتمتع فرق العمل بالقدرة على التواصل بوضوح عبر قنوات متعددة وبين العديد من الأفراد المختلفين، يلاحظون تطور قدرتهم على وضع أهداف واضحة ومنطقية ومهاراتهم الابتكارية وإمكانية حل المشكلات بسلاسة وانسيابية. بالإضافة إلى ذلك، تصبح علاقات العمل أكثر قوة ويتمكنوا من تجنُّب الخلافات وبناء ثقافة الشركة على أساس من الثقة والراحة.

في السطور التالية نشرح المميزات التي تتمتع بها الشركات المعروفة بتفوقها في التواصل:

يعمل الموظفون على أداء المهام التي تتماشى مع مواهبهم، بفضل وضع توقعات واضحة للأداء الوظيفي، مما يوضح لهم أيضاً المهام التي يجب تفويض آخرين للقيام بها، لأنهم على دراية تامة بمهاراتهم وأيضاً مهارات زملائهم في الفريق.
التميز في مهارات حل المشكلات والتواصل خلال الأوقات العصيبة، مما يساعد المؤسسة على التمتع بالمرونة والتكيف مع التغيرات.
عندما يشعر الموظفون بالراحة في العمل مع زملائهم في نفس الفريق أو في الأقسام الأخرى، سيشعرون بقدر أكبر من التقدير والتوافق مع أهداف الشركة ورسالتها ويفضلون البقاء في وظائفهم لفترة أطول، مما يقلل من تكاليف الدوران الوظيفي على الشركة.
ندرة نشوب الخلافات بين الموظفين بفضل قدرتهم على تسوية الخلافات والتوصل إلى حل سريع لمشكلاتهم الشخصية، مما يساعد الشركة في اكتساب سمعة طيبة وجذب أفضل الكفاءات وتحسين القدرة التنافسية الشاملة للشركة في السوق.

3 نصائح للمديرين من أجل تحسين التواصل

في البداية، تواجه أغلب المؤسسات تحديات قبل تحسين التواصل، ويقع على عاتق القادة إبراز مهارات التواصل الفعّال أمام الآخرين في مكان العمل، وتجسيد السلوكيات التي يرغبون في أن يتبعها الموظفون في فرق العمل. إذا كانت مؤسستك تفتقر إلى مهارات التواصل، فأنت لست وحدك، لكن توجد أساليب لمساعدة المديرين في العمل على تطوير هذه المهارات لدى موظفيهم. عندما يعمل المديرون على تحسين تواصلهم مع فرق العمل، يتعلم القادة الآخرون والزملاء أيضاً هذه المهارات، حيث يساعد وجود نماذج مؤثرة للتواصل على تحسين التواصل بشكل عام في جميع أقسام المؤسسات.

إليك النصائح الثلاث التي ستساعدك في تحسين التواصل على المستويين الشخصي والمؤسسي.

1- تحسين التواصل غير اللفظي

كثيراً ما يعتمد إتقان مهارات التواصل غير اللفظي، على الأقل بشكل جزئي، على امتلاك حدس شخصي قوي، وهي صفة لا يتمتع بها الجميع بشكل تلقائي. توجد طرق تسمح للقادة بمساعدة فرق العمل في التعرُّف على التواصل غير اللفظي وفهمه، بما في ذلك التوجيه والتدريب على التأثير الإيجابي من خلال طريقة الوقوف والجلوس والإيماءات والتواصل البصري وغير ذلك.

الاستثمار في تطوير مهارات الموظفين من خلال توفير فرص التدريب والتطوير المستمر الذي يسمح لهم بممارسة المهارات الشخصية غير اللفظية وتطويرها. قد يشمل ذلك إتاحة الفرص أمام الموظفين المهتمين بفرص التدريب على القيادة.

يمكنك أيضاً تحسين مهاراتك في التواصل غير اللفظي من خلال:

تعلُّم ملاحظة الإشارات غير اللفظية التي تصدر من زملائك ورؤسائك وتقليدها.
ملاحظة عدم توافق كلمات شخص ما مع لغة جسده لالتقاط المعاني الخفية.
الانتباه إلى نبرة صوتك وأصوات الآخرين، على الأخص أثناء النقاشات الصعبة. ما الذي تعبر عنه نبرة صوتك ولا يمكنك التعبير عنه بالكلمات؟
اتباع نهج شامل في طريقة تفسير الإشارات أو الإيماءات. لاحظ مثلاً طريقة استخدامك للإيماءات: ما الإيماءات التي تستخدمها عندما تكون غاضباً أو متوتراً أو متحمساً؟ وكيف تساهم هذه الإيماءات في التعبير عن وجهة نظرك؟

2- إشراك فريقك في محادثات صادقة وصريحة

في كثير من الأحيان، يحتار الموظفون فيما يمكنهم قوله أمام القادة، وقد يؤدي ذلك إلى تضييق سبل التواصل التي قد تساعد فريقك في التطور والعمل بصورة إيجابية داخل المؤسسة. كن على استعداد لمشاركة أفكارك ومشاعرك مع أعضاء فريقك حسب الحاجة. لا تعتمد على فريقك في الحصول على الدعم المعنوي، بل اهتم بالشفافية وأن تكون نموذجاً لهم في التعبير عن الأفكار والمشاعر بطريقة سليمة. سيساعد ذلك في تعزيز الثقة وكسر الحواجز التي قد تقيد الإبداع وإبداء الملاحظات التقييمية بطريقة تدعم التطور.

شجع الموظفين على مشاركة تفاصيل حياتهم الشخصية معك، إذا كانوا يرغبون في ذلك بالطبع. اسألهم عن اهتماماتهم، سواء في العمل أو خارجه، حتى تتمكن من معرفة المزيد حول دوافعهم، سيساعدك ذلك على توجيههم إلى الفرص التي تسمح لهم باستغلال مهاراتهم بأفضل صورة، مما يعود بالفائدة على المؤسسة ككل وأيضاً الموظفين على المستوى الشخصي. تعزيز مشاعر الثقة والتقدير يساعد الموظفين في الشعور بالثقة للتعامل مع المناقشات الصعبة، مما سيجعل التواصل المفتوح أحد مكونات العلاقة بين فرق العمل في الشركة.

3- التدرُّب على الإنصات الفعّال.

تذكر أن الإنصات الفعال يُعد عنصراً أساسياً من عناصر إتقان مهارات التواصل، لذلك يجب أن تكون قادراً على الاستماع بشكل فعّال قبل مطالبة موظفيك بتحسين مهاراتهم في الاستماع. لاحظ أن الإنصات التعاطفي والفعّال يتطلب بذل مجهود، وقد يكون مرهقاً.

وفيما يلي بعض طرق تحسين مهاراتك في الإنصات الفعّال:

استخدام الإيماءات اللفظية أو غير اللفظية واستخدام كلمات تُظهر للشخص الآخر أنك تُنصت إليه.
إعادة صياغة ما يقوله الشخص الآخر، مستخدماً طريقتك الخاصة في التعبير لتوضيح الأفكار.
طرح أسئلة استقصائية وتوضيحية للتأكد من فهم كلام المتحدث فهماً صحيحاً.
مساعدة الشخص الآخر على التعبير عن نفسه بوضوح إذا واجه مشكلة في ذلك، بالتعاطف معه ووضع نفسك مكانه.
مراعاة الوقت المناسب للرد أو ترك الشخص الآخر يستمر في التحدث.
استخدام التواصل البصري وتعبيرات الوجه لكي تظهر للشخص الآخر أنك منتبه ومهتم بما يقوله.
تقبُّل المشاعر أو المفاهيم الأساسية التي تظهر أثناء المحادثة.

قد يكون الإنصات الفعّال من أصعب مهارات التواصل التي يجب إتقانها، لأن الكثير منا يواجهون صعوبة في مواصلة الانتباه اللازم للإنصات في كل نقاش نخوضه، على الأخص إذا كان عملك يتطلب التواصل المستمر على مدار اليوم، لذلك من الضروري أن توضح لموظفيك مزايا أخذ فترات راحة وتخصيص وقت للهدوء خلال يوم العمل. يجب أن يشعر الموظفون بالحرية لاتخاذ الخطوات التي يحتاجون إليها لكي يحافظوا على مهاراتهم العالية في التواصل.

حان الوقت لتطوير المهارات

عندما يتعلق الأمر بتطوير مهارات التواصل داخل مؤسستك وتعزيزها، من الأفضل أن تبدأ بتطوير مهارات القادة أولاً وتتابع أثر ذلك على بقية الموظفين. الاستمرار في بناء مهارات التواصل الضرورية سيساعدك في التميز في بيئة العمل والارتقاء بمؤسستك إلى مستوى أعلى، أياً كانت الصناعة أو المجال الذي تعمل فيه.