كيف تُدير إجازات الموظفين خلال موسم الأعياد؟

كيف تُدير إجازات الموظفين خلال موسم الأعياد؟ 

قد تُشعرك إدارة طلبات الموظفين للحصول على إجازات مدفوعة الأجر خلال موسم الأعياد أنك مراقب حركة جوية، حيث تستقبل طلبات الإجازات من كل حدب وصوب، وكثيراً ما يصلك أكثر من طلب واحد في نفس الوقت. قد يختبر ذلك صبرك وقدراتك التخطيطية ومهاراتك الإدارية.

وبينما لا ترغب في استعداء الموظفين برفض طلبات الإجازة المعقولة، عليك أيضاً أن تضمن وجود أعداد كافية من الموظفين، خاصة خلال فترات الأعياد وأوقات العطلات المزدحمة. رغم أن الأمر قد يبدو وكأنه مسألة توازن، يمكنك إتباع إرشادات واستراتيجيات أثبتت فاعليتها لخفض شعور الموظفين بالتوتر والغضب إلى أدنى حد.

كيف تُدير إجازات الموظفين خلال موسم الأعياد؟

إنشاء هيكل لإدارة طلبات الإجازات مدفوعة الأجر

إليك بعض النصائح التي ستساعدك في توخي العدالة والموضوعية عند منح إجازات مدفوعة الأجر دون المساس باحتياجات مؤسستك.

• تحديد مُهلة زمنية لتقديم طلبات الإجازات مدفوعة الأجر
  تتطلب تلبية احتياجاتك من الموظفين تخطيطاً مسبقاً، إلا أن الارتباك الذي يسود اللحظات الأخيرة وارد الحدوث في بعض الأحيان. وفقاً لحجم فريقك ومتطلباتك من الموظفين وطول فترة الإجازة المطلوبة، قد تتراوح المُهلة الزمنية التي تحددها لتقديم طلبات الإجازات مدفوعة الأجر بين أسبوعين إلى أربعة أسابيع. تشجيع الموظفين على تقديم طلباتهم في أسرع وقت من شأنه أن يساعد في تلبية احتياجات الجميع وتسيير الأمور بسلاسة.

• وضع سياسات مكتوبة لطلب الإجازات والحصول عليها
  في عصر الاستقالة الصامتة والاحتياط المهني والاستقالات الكبرى، يصبح من المنطقي وضع قواعد ومعايير أساسية واضحة لاستحقاقات الموظفين وطلبات الإجازة. عادة ما ينص كتيب لوائح الموظفين على السياسات التي تنظم كافة الأمور، بدءاً من أيام الإجازات المستحقة إلى عدد أيام الإجازات الشخصية التي يستطيع الموظف الحصول عليها. ورغم ذلك، قد يقتضي الأمر إصدار مزيد من التنبيهات أو إجراء مزيد من النقاشات مع الموظفين لتذكيرهم بالقواعد أو تصحيح بعض الافتراضات الخاطئة. يُعد الهدف الأساسي من ذلك من منظور الإدارة، هو تجنب أي مظهر من مظاهر الظلم أو المحاباة أو عدم المرونة.

• وضع احتياجات العمل في الاعتبار
  تختلف متطلبات العمل من الموظفين خلال فترات الأعياد باختلاف مجال العمل والموسم وطلبات العملاء، ولكن يجب الحفاظ على الحد الأدنى من أعداد الموظفين لضمان سلاسة سير العمل بشركتك أو مؤسستك.
• وضع نظام أولوية لطلبات الإجازات مدفوعة الأجر
  ستحظى سياسة “الأولوية لأسبقية التقديم” بقبول أكبر لدى الموظفين، وهو منهج طالما أثبت فاعليته على مر الزمن. قد يؤدي طلب الموظفين لنفس الإجازات أو أوقات العطلة إلى نقص أعداد الموظفين الباقين، ولكن الحوار المفتوح مع أعضاء الفريق يمكن أن يحول دون وقوع مثل هذه المشكلة في كثير من الأحيان. يمكن التغلب على مشكلة تداخل طلبات الإجازات ببساطة من خلال تحديد الأهمية النسبية لكل طلب. على سبيل المثال، إذا احتاج أحد الموظفين للقيام بإجازة حتى يتسنى له حضور حفل زفاف عائلي، بينما أراد موظف آخر الحصول على إجازة لبضعة أيام لتفريغ صناديق انتقاله إلى منزل جديد، قد يوافق الموظف الثاني على تأجيل طلبه. وقد تأخذ الأقدمية في الاعتبار في بعض الأحيان أيضاً، لكن قد يثير ذلك استياء أولئك الذين تم رفض طلباتهم.

• الوصول إلى حل تعاوني
  إذا لم يتمكن الموظف من الحصول على عطلة أو يوم إجازة مهم بالنسبة له، فهناك دائماً خيار وضع جدول زمني متدرج يتيح له تقسيم ساعات عمله أو تبديل يوم الإجازة مع موظف آخر.

• افرض فترة تَوَقف
  بالنسبة للعاملين في نشاط تجارة التجزئة وبعض الأنشطة الخدمية، يُعد وجود عددٍ كافٍ من الموظفين خلال العطلات أمر لابد منه لتحقيق الربح. رغم أن قرار رفض طلبات الإجازة مدفوعة الأجر أو تقييدها في أيام العطلات قد لا يحظى بالقبول، يمكنك تخفيف وطأته من خلال تقديم حوافز أو مكافآت أو أيام إجازة بديلة للموظفين، حيث تنصح “جمعية إدارة الموارد البشرية” (SHRM) بتقديم أيام إجازة بديلة للموظفين: “يستطيع أصحاب العمل منح الموظفين يوم إجازة آخر عوضاً عن يوم العطلة أو منحهم أيام عطلة ’عائمة‘ يستخدمونها كما يحلو لهم”.
• ادرس خيارات العمل عن بُعد
  قد يكون السماح للموظفين بالعمل من منازلهم خلال الأعياد حلاً مرضياً للطرفين، إذا كانت طبيعة عملك أو نشاطك التجاري تسمح بذلك بالطبع. قد يعتبره البعض ملاذاً أخيراً، ولكن مع ربطه بنظام نوبة العمل المجزأة أو غير ذلك من الاستراتيجيات فقد يصبح طريقة ناجحة للانتهاء من الأعمال الهامة في الموعد المحدد أو تقديم الدعم للعملاء أو إتمام مشروع ما يلعب الوقت فيه دوراً حاسماً.
• الإغلاق في فترة الأعياد

   تُغلق العديد من الشركات والمؤسسات الأمريكية التي لا تعتمد على مبيعات فترة الأعياد أبوابها خلال عيد الميلاد وغيره من الأعياد. طبقاً لمكتب إحصاءات العمل الأمريكي، يحصل 77% من الموظفين المدنيين الأمريكيين في المتوسط علي 8 أيام إجازة مدفوعة الأجر سنوياً. ومن المعروف كذلك أن المدارس ووجهات العمل الحكومية وغيرها من المؤسسات تغلق أبوابها في الأعياد الرسمية، إذ تعتبر جميعها إجازات مدفوعة الأجر بالنسبة الشركات العاملة في العديد من المجالات، بخلاف تجارة التجزئة.

طلبات الإجازة

عندما يتعلق الأمر بالموافقة على طلبات الإجازات مدفوعة الأجر دون التأثير سلباً على المؤسسة، التواصل الواضح المتبادل هو الحل. من الناحية المثلى، يجب على كل فرد من أفراد الفريق القيام بدوره للحد من عرقلة سير العمل والمساعدة على ضمان استمرارية سير العمل بسلاسة عندما يكونون بعيدين عنه. لتحقيق ذلك يُطلب من الموظفين إجراء ترتيباتهم الخاصة لضمان إنجاز العمل. وقد يساعد المديرون أيضاً في تنسيق الأمور في حالة ظهور صعوبات، إلا أن الموظفين الذين يقدمون هذا النوع من المبادرات أكثر حظاً في الحصول على الموافقة على طلبات الإجازات مدفوعة الأجر الخاصة بهم.

من المفيد أن يكون هناك نظام واضح في المؤسسة، ليتمكن المديرون من تتبع وتيرة تقديم طلبات الإجازة وعدد الإخطارات المقدمة مسبقاً والمدة المتوقعة لتغيُب الموظف. قد يساعدك في ذلك استخدام جداول البيانات أو اللوحات البيضاء أو تقويمات الموظفين المتاحة عبر الإنترنت أو نماذج طلب الإجازات مدفوعة الأجر في تنظيم طلبات الإجازات خلال الأعياد وشهور العطلات السنوية والفترات الأخرى التي يزداد فيها الطلب على الإجازات.

إدارة طلبات الإجازة خلال موسم الأعياد

توجد الكثير من الاستراتيجيات لإدارة طلبات الإجازات الكثيرة والمتداخلة خلال موسم الأعياد. يمثل التواصل الواضح المتبادل الركيزة الأساسية لتجربة إدارة طلبات إجازات العمل بسهولة. عندما يدرك الموظفون أهمية تنسيق أيام إجازاتهم مع بقية أفراد فريق العمل، خاصة خلال فترة الأعياد، يصبح بالإمكان منح الجميع الإجازة التي يحتاجون إليها لقضاء بعض الوقت مع العائلة والأصدقاء.

خطواتك التالية مع نوليدج سيتي

كما ذكرنا في كتابنا الإلكتروني المجاني: “منح أفضل المزايا يجذب أفضل الكفاءات، ولكن عليك في الوقت نفسه أن تتصرف بحكمة في المسائل المالية حتى لا تُعرض مؤسستك لحدوث عجز”.

لتتعلم كيف تحافظ على ذلك التوازن الدقيق في مؤسستك، نزِّل الآن نسختك من الكتاب الإلكتروني المجاني الصادر عن نوليدج سيتي تحت اسم: بناء استراتيجية قوية للموارد البشرية. كما ندعوك أيضاً للاطلاع على مجموعة مختارة من الدورات التدريبية في مجال الإدارة، بدءاً من أساسيات تخطيط القوى العاملة إلى أساليب المدراء الناجحين.

اطلب حسابك التجريبي المجاني الآن على أفضل منصة للتعليم الإلكتروني تتيح لك الوصول لأكثر من 25 ألف فيديو تعليمي.