كيف تضع أهدافاً إدارية واضحة وقابلة للتنفيذ لعام 2023؟

مع بداية كل عام جديد – بل ومع بداية كل فصل جديد – تتوجه الشركات إلى التفكير في تحقيق زيادة في معدلات النمو. فهذا الوقت ليس وقت التفكير في الأهداف فحسب، بل هو أيضًا وقت التفكير في الطرق التي يتم بها وضع تلك الأهداف وقياسها. فلا تستطيع الشركات مجرد الإدلاء ببيان مصحوباً ببضعة أرقام تبدو صحيحة، وتحديد موعد ثم تطلق على ذلك مسمى “هدف”، إذ لا يؤدي ذلك سوى إلى تهيئة الموظفين للفشل نتيجة غياب الهيكل التنظيمي والتوجيه.

تتبع العديد من المنظمات منهجية الأهداف الذكية عند وضع الأهداف (والذي يعني أن يتم تحديد الأهداف بحيث تكون محددة وقابلة للقياس وقابلة للتحقيق وواقعية ومحددة بإطار زمني). هذا الإطار يقدم طريقة مبسطة لوضع أهداف ومقاييس فعالة على حد سواء. إذ ترسم منهجية الأهداف الذكية صورة أوضح للتوقعات بحيث يعلم الموظفون ما عليهم القيام به تحديداً، مع توافر المرونة الكافية لمراعاة أي عوامل غير متوقعة قد تؤثر على تقدم سير العمل.

كيف تضع أهدافاً إدارية واضحة وقابلة للتنفيذ لعام 2023؟

عناصر الأهداف الذكية

يتألف نظام الأهداف الذكية من العناصر التالية:

التحديد:
يتم تحديد الأهداف المؤثرة الخاصة بالأقسام بوضوح لا يدع مجالًا للبس، وذلك فيما يتعلق بما يُتوقع إنجازه من جانب الأقسام والموظفين، الأمر الذي يتجاوز تفاصيل الهدف نفسه. ومع ذلك، يجدر تحديد دور كل فرد في المهام المزمع تنفيذها بوضوح بما في ذلك حملة الأسهم والأعضاء المشاركين في اتخاذ القرار.
القابلية للقياس:
المقاييس هي جوهر عملية تحديد الأهداف، إذ تمثل طريقة ملموسة لتقييم كل من النجاحات ومجالات الفرص. سواء كان ذلك التقييم في صورة عدد العملاء الذين يحصلون على خدمات متكاملة أو التقييم بالنجوم على مواقع المراجعات أو اشتراكات الرسائل الإخبارية أو تقييم باستخدام مقياس مختلف كليًا. فالمقاييس تُيسر على الموظفين تتبع مدى التقدم الذي يتم إحرازه فيما يتعلق بتنفيذ أهدافهم.
القابلية للتنفيذ:
أوضح استطلاع أجرته مؤسسة جالوب عام 2021 أن حوالي 57% من القوى العاملة يعانون من التوتر، وأن التوقعات غير الواقعية هي أحد العوامل الرئيسية المسببة لهذا التوتر. تتم عملية تحديد الأهداف الأقوى بمشاركة الموظفين لأنهم الأقدر على فهم قدرات وموارد أقسامهم ومواردها. كما أنهم على دراية بأفضل السُبل لتعديل الأهداف عندما تطرأ تحديات كتفشي الأوبئة.
الواقعية:
تمثل أهداف الأقسام التي لا تصب بشكل مباشر في الأهداف الرئيسية إهدارًا لموارد الشركة، فضلًا عن ذلك، تدرك المؤسسات الناجحة كيفية التأقلم مع الاتجاهات السائدة في مجالها، وتكييف مقاييسها الخاصة بالنجاح بحيث تناسبها.
الالتزام بالإطار الزمني:
تساعد المُهل الزمنية المحددة على حفاظ الموظفين على المسار الصحيح، وقد يفيد أيضًا تقسيم الأهداف الأكبر إلى أهداف أصغر محددة بمُهل زمنية قصيرة. ومن الحكمة أيضًا التأكد من أن تلك القيود الزمنية واقعية ومتسقة مع ما يمكن للموظفين إنجازه بالفعل، للحيلولة دون أصابتهم بالإرهاق ومن ثم جعل بيئة العمل بيئة صحية.

تم تصميم منهجية الأهداف الذكية بحيث تكفل وصول القسم الذي ينتهجها لمستوى النجاح الأمثل وإعداد الموظفين لتحقيق أهدافهم بوتيرة مريحة في ظل ظروف مواتية. فكر في الاستعانة بإطار عمل منهجية الأهداف الذكية كدليل عند قيامك بصياغة أهداف عام 2023 لمعرفة مدى نجاحه بالنسبة للشركة وأقسامها المختلفة. فربما أثبتت فائدة جمة كمورد بحلول عام 2024.

كيفية وضع أهداف الأقسام

على المديرين الذين يتطلعون إلى تحديد أهداف تتسم بالفعالية لأقسامهم، إدارة العديد من الأمور في نفس الوقت لضمان التزام الجميع بأداء المهام اللازمة وتسخير كافة العوامل لهذا الغرض. يتطلب الحفاظ على كل هذه الأمور والعوامل تطبيق نظام الأهداف الذكية بالإضافة إلى التنسيق الدقيق والتواصل القوي مع الأقسام الأخرى.

عندما يحين الوقت لتحديد الأهداف والمضي قدمًا في تنفيذها، تحافظ الاستراتيجيات التالية على سير الإجراءات إلى الأمام بسلاسة:

إشراك الموظفين :
يشعر الموظفون بالامتنان عند أخذ ملاحظاتهم في الاعتبار بجدية فيما يتعلق باتخاذ القرارات الإدارية ووضع الأهداف. حيث يعد تكييف الأهداف وفقاً لما يرون أن بإمكانهم إنجازه على أرض الواقع وفي ظل الموارد المتاحة أمرًا منطقيًا، نظرًا لكونهم هم المسئولون عن ضمان تحقيق الشركة لأهدافها.
التعاون مع الأقسام الأخرى:
ليس هناك إدارة بوسعها العمل بمعزل عن الجميع. يدرك المديرون الناجحون أهمية مناقشة أهدافهم مع غيرهم من قيادات الشركة منعًا للتكرار أو وقوع أي مشكلات أخرى قبل الانتهاء من تحقيق هذه الأهداف. بل والأفضل من ذلك، أن تجد تلك الأقسام سبلًا للتعاون ومواصلة السعي لتحقيق أهداف كل منها في آن واحد.
تحقيق التوافق بين أهداف الأقسام والأهداف الرئيسية للشركة:
بالإضافة إلى إيجاد السبل للتعاون مع الأقسام الأخرى، يحتاج المديرون كذلك إلى تضافر جهودهم لفهم كيفية توفيق أهدافهم مع أهداف الشركة. الأمر الذي يساعد على ضمان موافقة القيادات عند طلب موارد إضافية، بما في ذلك الموارد البشرية كما أنه يحد من ضياع الوقت والمال والمهمات.
تقسيم الأهداف إلى أهداف أصغر:
التدرج يجعل المهام المطروحة تبدو أكثر سلاسة، مما يسمح للموظفين بالحفاظ على تركيزهم وتجنب إرهاق العمل. وبالمثل، فإن تتبع مراحل تنفيذ الأهداف الأصغر على مدار فترة التنفيذ يمنح الموظفين دفعة معنوية مهمة. حيث يشعر الموظفون بالامتنان عند رؤية جهودهم وهي تؤتي ثمارها على مدار فترة التنفيذ بدلاً من انتظار الأرقام النهائية لأشهر أو سنوات تالية.
تحديد مواعيد لتفقد الموظفين بصورة منتظمة:
يجب أن يجتمع المديرون مع موظفيهم سواء على انفراد أو بشكل جماعي كإدارة دوريًا، وذلك لتفقد مدى تقدم العمل ومعرفة ما إذا كانوا بحاجة إلى أي موارد إضافية أو إلى مزيد من الدعم أو المرونة. كما أن هذه الاجتماعات الدورية تتصدى لأي تحديات قد تطرأ قبل أن يتفاقم الوضع وتتحول إلى معضلات بالغة التعقيد.
مكافأة الموظفين:
فهم في النهاية السبب في إنجاز الأهداف بالأساس. تحرص أماكن العمل الصحية على التأكد من تلقى كل موظف من الموظفين الذين يساهمون في تحقيق النجاح على مستوى الأقسام والشركة ككل – التقدير الذي يستحقه لجهوده في تلبية التوقعات المطلوبة منه أو تجاوزها.

إن فهم كيفية وضع أهداف الأقسام لا يقل أهمية عن الأهداف ذاتها. يتعين على المديرين بلا شك تجنب الدخول في التفاصيل الإدارية الدقيقة، ولكن عليهم في الوقت نفسه المبادرة إلى تقديم الدعم اللازم للموظفين العاملين تحت إدارتهم والحصول على المعلومات الخاصة بتقدم سير العمل الجاري لعرضها على مشرفيهم.

أمثلة توضح الأهداف والمقاصد الخاصة بالإدارة.

قد يستفيد المديرين الجُدد الذين يبدؤون في وضع الأهداف الإدارية من فهم الشكل الذي تبدو عليه أهداف الأقسام بوجه عام. وعلى الرغم من كل ما يثار حول التعرُّف على كيفية تحديد أهداف الأقسام، فإن المهمة ليست شاقة كما قد تبدو في البداية.

تتضمن بعض أمثلة الأهداف والمقاصد الخاصة بالأقسام ما يلي:

قد يرغب مسبح عام ما في تسجيل خمسين طفلاً في دروس السباحة قبل بدء العطلة الصيفية رسميًا.
قد يحتاج أحد تطبيقات تتبع الحالة الصحية الجديدة إلى ألف عملية تنزيل للإصدار غير المدفوع من التطبيق خلال أول أسبوعين من إطلاقه.
قد يرغب موقع إخباري على شبكة الإنترنت في بيع خمسين مساحة إعلانية للعلامات التجارية الوطنية قبل أن تبدأ دورة انتخابية كبرى تؤدي إلى زيادة عدد الزائرين للموقع.

على سبيل التدرُّب، يمكنك تخصيص بعض الوقت لتقييم الأسئلة التالية المتعلقة بهذه الأمثلة:

ما المهام الفرعية التي يمكن أن تنبثق عن هذه المهام الرئيسية؟
أي من الموظفين سيضطلعون بتنفيذ كل من تلك المهام الفرعية؟
من هم أصحاب المصلحة هنا؟
ما التحديات التي يمكن أن تظهر خلال فترة التنفيذ؟ وكيف يمكن التغلب عليها؟
كيف تتسق هذه الأهداف الإدارية مع الاهداف الرئيسية للشركة؟ ما الأقسام الأخرى التي يمكن أن تتعاون معها؟

في بعض الأحيان قد تُلقي عملية التخطيط العكسي للأهداف الإدارية الأخرى، الضوء على الاستراتيجيات الفعالة لوضع الأهداف.

الخطوات التالية

أياً كان مستوى خبرة المدير، يشمل الاستثمار في التدريب على القيادة المقدم من نوليدج سيتي، كل ما تحتاج قيادات الشركة إلى معرفته كي تضع الموظفين العاملين لديها على بداية الطرق المؤدية للنجاح. كما أن دوراتنا التدريبية التي تحمل اسم وضع أهداف المنظمة وتحقيق الأهداف مع فريق عملك قد صممت كذلك لمساعدة المديرين على العمل بذكاء في إطار نظام الأهداف الذكية.

إذا كنت مديرًا واعدًا وتأمل في بدء العام بشكل صحيح وفي تحفيز فريقك من أجل تحقيق أهدافهم الإدارية وربما تجاوزها، فنحن نشجعك على تنزيل كتابنا الإلكتروني المجاني المتاح تحت عنوان ماذا يحتاج المديرون الجدد كي يحققوا النجاح؟ الذي يقدم لك لمحة عامة شاملة عن السمات والسلوكيات والاستراتيجيات التي تتضافر جميعًا لتصنع قائدًا ناجحًا كفئاً.