كيف تدير أداء الموظفين عن بُعد: استراتيجيات تساعدك في تحقيق النجاح

كيف تدير أداء الموظفين عن بُعد: استراتيجيات تساعدك في تحقيق النجاح

آذنت جائحة كورونا بدخول عصر جديد في عالم الأعمال حيث انتقل عدد غير مسبوق من الشركات إلى تطبيق نموذج العمل من المنزل، لكن مع تلاشي الحدود الفاصلة بين العمل من المكتب والعمل من المنزل وانتشار تفضيل العمل عن بُعد، أصبح على الشركات البحث عن حلول للتحديات الجديدة التي تواجه إدارة أداء الموظفين أثناء العمل الافتراضي.

يستدعي الأمر طرح السؤال التالي: كيف يستطيع المديرون إدارة مرؤوسيهم عن بُعد؟ وكيف يمكن لقسم الموارد البشرية ومديريه دعم الموظفين عن بُعد؟

نتناول هنا أهمية إدارة أداء الموظفين، والعقبات التي تعترض تقييم أداء الموظفين عن بُعد، كما سنعرض بعض الاستراتيجيات الفعالة لإدارة الأداء.

كيف تدير أداء الموظفين عن بُعد: استراتيجيات تساعدك في تحقيق النجاح

ما المقصود بإدارة الأداء؟

تشير إدارة الأداء إلى وضع توقعات من الموظفين ومراقبة سير العمل وتقديم ملاحظات تقييمية للموظفين وتقييم أدائهم. وتكمن أهمية هذا العمل داخل الشركة في أنه يساعد على التوفيق بين أهداف الموظفين الفردية والأهداف العامة للشركة.

قد تظهر هذه الإدارة في شكل تنظيم قائد الفريق لاجتماعات دورية افتراضية مع أفراد فريقه لمناقشة سير المشروع ومناقشة التحديات التي تواجههم والإشادة بالأداء المتميز الذي يقدمونه.

في مثال آخر، قد يضع مدير الموارد البشرية المسؤول عن فريق الموظفين عن بُعد خطة لتحسين أداء أحد الموظفين الذي يبدو أداؤه ضعيفاً باستمرار. قد تضع هذه الخطة توقعات واضحة إلى جانب تقديم دعم إضافي ومراقبة تقدم الموظف بهدف مساعدته في الوصول إلى معايير الأداء المطلوبة.

أهمية إدارة الأداء

تساعد إدارة الأداء المؤسسات على ضمان بذل موظفيها قصارى جهدهم في العمل. من عناصر هذه الإدارة وضع توقعات وأهداف واضحة وتقديم ملاحظات تقييمية للموظفين عن أدائهم والبحث عن طرق لدعم تنمية الموظفين وتطوير مهاراتهم.

وضع نظامٍ فعال لإدارة الأداء، يسمح للمؤسسات بتحسين إنتاجية الموظفين ورفع معنوياتهم ومن ثم تحقيق أهدافها العامة بفعالية أكبر. وهي بذلك تشبه خارطة الطريق التي تدل الموظفين على سبيل النجاح وتساعد الشركة على النجاح أيضاً.

الملاحظات التقييمية ومراجعات الأداء الدورية تسمح للمسؤول بمعرفة نقاط القوة لدى الموظف ومعالجة نقاط ضعفه، مما يساعده على التميُّز. تنمي إدارة الأداء أيضاً ثقافة المحاسبة، حيث يتحمل الموظفون مسؤولية أعمالهم.

كما أوضح الرئيس التنفيذي أناند إنامدار في مجلة فوربس، “لا تتغير العناصر الأساسية في إدارة الأداء، حتى في بيئة العمل عن بُعد، ولكن طريقة تنفيذها هي التي تختلف”.

تحديات تقييم أداء الموظفين عن بُعد

عندما تقود فريقاً من الموظفين عن بُعد ستواجه صعوبات مختلفة في إدارة أدائهم عما تواجهه في إدارة الموظفين في بيئة العمل المكتبية التقليدية. قد تثير المسافة المكانية بين المدير والموظفين عن بُعد مشكلات في التواصل بسبب غياب الإشراف المباشر. كما قد تزيد عوامل أخرى مثل عوائق التواصل عن بُعد وفروق التوقيت الزمني من صعوبة تقييم أداء الموظف. واستبعاد الإشارات غير اللفظية والتعاملات المباشرة تجعل من الأصعب التعرُّف على مشاعر الموظف أو معالجة أي مشكلات بسرعة.

قد يكون لكل من تلك العوامل أثرٌ سلبي على الثقة بينك وبين الموظفين.

بحسب ما نشرته هارفارد بزنس ريفيو، تتطلب إدارة الأداء نوعاً من الثقة التي “يصعُب على المديرين اكتسابها في ظل عدم قدرتهم على رؤية مرؤوسيهم”. بناء الثقة والتوافق مع أعضاء الفريق العاملين عن بُعد أمر ضروري ولكنه صعب، لأنه يتطلب قدرة من المدير على ملاحظة مهام العمل اليومي التي يؤديها مرؤوسوه.

ينبغي على مديرو فرق العمل عن بُعد التعامل مع هذه التحديات مع الحفاظ على التعاون الفعال بين أفراد الفريق وضمان استمرارية تحفيزهم ومشاركتهم في العمل. يجب أن يتمتع هؤلاء المديرون بالمهارة في الاستفادة من الوسائل التقنية، وفي التشجيع على التواصل بوضوح واستمرار، وتهيئة بيئة عمل عن بُعد تسمح بتجاوز الصعوبات من أجل قيادة فرق العمل عن بُعد بنجاح.

كيف يمكنك دعم الموظفين عن بُعد؟

يجب على مسؤولي الموارد البشرية والمديرين تبني استراتيجيات إدارة أداء محددة، لقياس أداء العاملين عن بُعد وتقديم الدعم لهم، بهدف التغلب على ما ذكرناه من عقبات في العمل. مثلاً، قد يحتاج مدير يشرف على فريق افتراضي مكون من 50 موظف إلى استراتيجيات دعم مختلفة عن تلك التي يحتاج إليها مدير آخر لفريق أصغر حجماً يعمل في بيئة عمل مختلطة.

قد تفيد الاقتراحات التالية في وضع أساس لدعم العاملين عن بُعد، كما أنها قابلة للتعديل مع اختلاف ظروف العمل. تستطيع تعديل هذه الاستراتيجيات حسب ما تقتضيه احتياجات موظفيك العاملين عن بُعد، حتى تتمكن من تهيئة بيئة عمل داعمة وشمولية تشجع على زيادة الإنتاجية والمشاركة وتضمن سلامة المؤسسة.

10 استراتيجيات لإدارة الأداء بنجاح

تحديد توقعات واقعية: تأكد من أن العاملين عن بُعد يفهمون بوضوح المطلوب منهم من مهام ومُنجَزَات وتوقعات. ضع أهدافاً ومواعيد تسليم واقعية كي تتجنب أي ضغط أو غموض لا داعي له.

على سبيل المثال، يستطيع المديرون أن يعقدوا اجتماعاً افتراضياً مع الفريق قبل بدء المشروع، لإبلاغ الفريق بأهداف المشروع وتكليف كل من فرد بأدوار ومهام محددة. يمكنك الاستفادة من هذه الفترة في وضع نقاط مراجعة وأطر زمنية مناسبة.

إنشاء قنوات واضحة للتواصل عن بُعد: يمكنك إنشاء قنوات فعالة للتواصل عن بُعد حتى يتمكن العاملون من طلب المشورة وطرح الأسئلة ومشاركة ملاحظاتهم. من أمثلة هذه القنوات اجتماعات الفيديو التي تُعقد دورياً لأفراد الفريق، أو سلاسل رسائل البريد الإلكتروني، أو استخدام برنامج مخصص لإدارة المشروعات بهدف تنظيم التواصل أثناء قيادة فريق من العاملين عن بُعد.

يمكنك أيضاً تنفيذ ذلك عبر إنشاء قناة خاصة على إحدى منصات التواصل، مثل سلاك. سيتيح ذلك للموظفين إرسال أسئلتهم المتعلقة بالمشروعات الحالية أو سياسات الشركة أو أي أمور أخرى متعلقة بالعمل.

إجراء متابعات دورية: يمكنك تحديد مواعيد للمتابعات الثنائية سواء عبر مكالمات مرئية أو هاتفية باستخدام قنوات التواصل المذكورة مع العاملين عن بُعد للوقوف على سير العمل. تأكد من معالجة أي عقبات قد يجدونها وقدِّم لهم المشورة والدعم. يجب أن تؤكد هذه المتابعات الدورية على أنك متاح للتواصل معهم وعلى التزامك بمساعدتهم على النجاح.

لنفترض أن مدير أحد فرق التسويق عن بُعد يحدد موعداً شهرياً لإجراء اجتماع ثنائي بالفيديو مع كل فرد في الفريق لمناقشة التقدم الذي تحرزه الحملة التسويقية التي يديرها الفريق.

تسمح متابعة كل موظف على حدة بالتواصل لتقديم الملاحظات التقييمية ومناقشة تطور المشروعات، كما تسمح لأفراد الفريق بتحسين استراتيجياتهم التسويقية وترفع مستوى أدائهم الإجمالي.

السماح بساعات عمل مرنة: ضع في حسبانك فروق التوقيت الزمني بين المناطق الجغرافية المختلفة والظروف الشخصية التي يمر بها الموظفون، وهيئ لهم أوضاع عمل تسمح بمرونة في ساعات العمل. هذا من شأنه تمكين العاملين عن بُعد من وضع جداول زمنية تتناسب مع احتياجاتهم وتحافظ على التوازن بين عملهم وحياتهم الشخصية.

تقول كيتلين دافي، مديرة أبحاث الموارد البشرية في جارتنر، إن بيئة العمل التي تتسم بمرونة كبيرة تشهد زيادة في الإنتاجية بنسبة تصل إلى 40%.

قد يتضمن السماح بساعات عمل مرنة تحديد فترة محددة أثناء اليوم، يجب أن يكون جميع أفراد الفريق متاحين خلالها من أجل التعاون والتواصل فيما بينهم، وبخلاف هذه الساعات الرئيسية، يُسمح للموظفين باختيار مواعيد العمل التي تناسب احتياجاتهم الشخصية أو تتوافق مع فروق التوقيت.

وضع مقاييس أداء واضحة: حدد مؤشرات أداء رئيسية ذكية، أي محددة وقابلة للقياس ويمكن تحقيقها وواقعية ومقيدة بزمن. أبلغ فريقك من العاملين عن بُعد بهذه المؤشرات كي ترسم لهم إطار عمل يقودهم إلى النجاح. سيساعدك ذلك في إدارة الأداء والحد من التحيُّز في التقييم.

مثلاً، إذا كنت تدير فريق يعمل عن بُعد في تطوير البرامج، عليك أن تضع مقاييس أداء واضحة. قد تشمل تلك المقاييس عدد الخصائص المكتملة أو عدد الأخطاء المطلوب إصلاحها خلال كل سبرينت، أو متوسط الوقت المستغرق في مراجعة رموز البرمجة، أو نسبة مواعيد التسليم التي يتم الوفاء بها.

تقديم ملاحظات تقييمية دورية عن الأداء: قدِّم ملاحظاتك التقييمية البنَّاءة للعاملين عن بُعد في حينها. يتضمن ذلك الثناء على ما أنجزوه واقتراح مجالات للتحسين بهدف مساعدتهم على النمو والتطور المهني.

في حالة أحد فرق المبيعات التي تعمل عن بُعد، يعني ذلك أن يجري مدير المبيعات مراجعات أداء شهرية مع كل فرد من ممثلي المبيعات على حدة. يستطيع مدير المبيعات خلال هذه الاجتماعات تقديم ملاحظات تقييمية مُفصَّلة عن مؤشرات الأداء الخاصة بكل فرد، مثل عدد اتصالات المبيعات، ومعدل انتقال العملاء إلى مرحلة الشراء، وإجمالي حجم الإيرادات.

قد يقدم مدير المبيعات أيضاً توجيهات محددة واستراتيجيات تحسين معينة لمساعدة أعضاء فريق المبيعات العاملين عن بُعد على تحسين أساليبهم في البيع والتغلب على العقبات وتحقيق أهداف المبيعات الخاصة بكل منهم بفعالية أكبر.

استخدام التكنولوجيا: احرص على استخدام أدوات تيسير التعاون وبرامج إدارة المشروعات ومنصات اجتماعات الفيديو بهدف تسهيل التواصل عن بُعد. تسمح هذه الأدوات بإجراء تفاعلات افتراضية مباشرة ومشاركة الملفات والتعاون في الوقت الفعلي.

على سبيل المثال، يستطيع فريق تصميم الجرافيك والخدمات الإبداعية ضمان استمرار التواصل عن بُعد من خلال استخدام أدوات التصميم المشترك، مثل منصات إلكترونية تتيح إجراء تصميمات في وقتها الفعلي، وأدوات كتابة مشتركة تسمح بعقد جلسات العصف الذهني والتعاون المرئي.

لإدارة المشروع بنجاح، قد يستخدم الفريق أيضاً أداة لمتابعة إنجاز المهام ومنصة إدارة مشروعات مشتركة. ويستطيع مدير فريق العمل عن بعد تيسير كل هذه الأدوات.

تقديم دعم يتناسب مع كل فرد: خصص وقتاً للتعرُّف على احتياجات وظروف كل موظف من العاملين عن بُعد، وقدِّم لكلٍ منهم الدعم والموارد المناسبة له، التي تتناسب مع متطلبات النمو والتطور المهني الخاصة به. يمكنك تحقيق ذلك من خلال عقد اجتماعات افتراضية مع كل فرد في الفريق للتعرف على احتياجاته الخاصة وطموحاته المهنية والصعوبات التي قد يواجهها. تستطيع في ضوء ما تتوصل إليه أن تُلحق الموظف بورشة عمل للتطوير المهني مثلاً لتنمية مهاراته الوظيفية أو مساعدته على تجاوز أي عقبات.

تمكين صناعة القرار: ثق في قدرة الموظفين العاملين عن بُعد على اتخاذ قرارات مستنيرة وفي تحملهم المسؤولية عن أعمالهم. وفِّر لهم مساحة أكبر للاستقلالية وشجعهم على عرض وجهات نظرهم وأفكارهم المتميزة لكي يدرسها الجميع.

عندما تثق في الموظفين وتسند إليهم مشروعات وأفكار مع تقديم رؤية واضحة وحد أدنى من التوجيه، يمكنك إرساء ثقافة المسؤولية والابتكار. يساعد هذا النهج في تمكين الموظفين العاملين عن بُعد من استكشاف حلول مبتكرة واتخاذ قرارات مبنية على البيانات، مما يجعلهم أكثر اعتزازاً بإنجازاتهم.

تقديم فرص للتدريب والتطوير المهني: استثمر في تنمية مهارات موظفيك العاملين عن بُعد من خلال تقديم دورات تدريبية وندوات وورش عمل افتراضية، لأن تمكين الموظفين العاملين عن بُعد بتزويدهم بالمهارات والموارد الضرورية في عملهم يحسِّن أداءهم وينمي لديهم عقلية واسعة الأفق.

على سبيل المثال، يشجِّع بعض المديرين موظفيهم العاملين عن بُعد على مشاركة خبراتهم في جلسات لمشاركة المهارات. وقد يُقيمون ندوات أو ورش عمل إلكترونية تسمح لكل فرد في الفريق تعليم زملائه مهارات جديدة. يساعد ذلك على إرساء ثقافة التعلُّم المستمر وتبادل المعارف.

طرق تقوية العلاقات بين الإدارة والموظفين عن بُعد

بناء علاقات وثيقة بين الإدارة والموظفين العاملين عن بُعد له أهمية بالغة في تنمية المشاركة والإنتاجية ونجاح المؤسسة ككل.

إليك بعض استراتيجيات إدارة الأداء التي يمكنك تطبيقها لتوطيد العلاقات وتهيئة بيئة عمل عن بُعد داعمة.

تشجيع الموظفين على أخذ فترات راحة وتحقيق توازن صحي بين العمل والحياة الشخصية. قد يؤدي العمل من المنزل إلى تلاشي الحد الفاصل بين الحياة الشخصية والمهنية. يقترح موقع BetterWorks حل هذه المشكلة عن طريق تشجيع الموظفين على وضع حدود واضحة تسمح للموظفين بأخذ فترات راحة دورية والعناية بأنفسهم وتحقيق التوازن بين العمل والحياة الشخصية.

إنشاء مجتمع افتراضي يجمع بين الموظفين . أسس مساحة افتراضية يستطيع فيها الجميع التواصل معاً وتبادل الأفكار وبناء علاقات قوية. قد تتضمن هذه البيئة الافتراضية قنوات دردشة مخصصة لموضوعات معينة أو فترات راحة افتراضية لتناول القهوة أو فعاليات اجتماعية تهدف إلى تشجيع روح الانتماء والتآلف.

الإشادة بإنجازات الموظفين والاحتفاء بها. يحرص المديرون الذين يتمتعون بمهارات إدارة الأداء على إبداء تقديرهم لإنجازات الموظفين العاملين عن بُعد والاحتفاء بها، سواء كانت إنجازات كبيرة أو صغيرة. الإشادة بإنجازات الموظفين، سواء من خلال رسائل تشجيعية افتراضية أو جوائز أو رسائل شكر عبر البريد الإلكتروني، تنشر ثقافة التقدير والتحفيز.

التأكيد على الثقة في الموظفين وترسيخ استقلاليتهم. الثقة في أعضاء الفريق من أساسيات العمل عن بُعد. امنحهم شعوراً بالاستقلالية في إدارة جدول أعمالهم وترتيب مهامهم، لأن ذلك سيرفع روحهم المعنوية ويُمكِّنهم من التحكم في أدائهم.

التشجيع على التعبير عن الرأي وتقديم الملاحظات التقييمية. إذا أردت أن تحقق تميُّزاً في إدارة الأداء، عليك تهيئة بيئة تتقبل الملاحظات وترحب بأن يشارك العاملون عن بُعد أفكارهم. اطلب من موظفيك التعبير عن آرائهم في الأمور المتعلقة بالعمل واهتم بتطبيق مقترحاتهم إن كانت مناسبة. يؤكد لهم ذلك اهتمامك بآرائهم وتقديرك لقيمتها، فيعزز شعورهم بالمسؤولية والمشاركة.

يقترح موقع ChartHop اتباع هذا الأسلوب من خلال عمليات تجمع بين التقييم الذاتي ومتابعة الأهداف والملاحظات التقييمية التي يقدمها الزملاء.

فكرة أخيرة

تتطلب إدارة أداء فريق العمل عن بُعد اتباع منهج المبادرة والتكيف مع ظروف العمل، حيث يستطيع المديرون إرساء ثقافة المحاسبة والمشاركة والنمو عن طريق استخدام العناصر الرئيسية في إدارة الأداء مع تعديلها بما يتناسب مع بيئات العمل عن بُعد.

الاستثمار في تنمية القيادة الفعالة ودعم العاملين عن بُعد سوف يسمح للمؤسسة بالازدهار ويمنحها فرصة أفضل لتحقيق أهدافها.

للإبحار في هذا الأمر، تقدم لك نوليدج سيتي مجموعة من الدورات التدريبية التي تهدف إلى إرساء ثقافة العمل عن بُعد مع الحفاظ على أعلى مستويات الإنتاجية مثل تحديات إدارة الوقت والإنتاجية في بيئة العمل عن بعد و ثقافة العمل عن بعد وتوقعات الموظفين.