دور مقابلات نهاية الخدمة في تطوير مؤسستك

دور مقابلات نهاية الخدمة في تطوير مؤسستك

من أهم الاستراتيجيات التي تستطيع الشركات استخدامها للاحتفاظ بالموظفين هي إجراء مقابلات نهاية الخدمة، لأنها تتيح للمسؤولين في قسم الموارد البشرية الحصول على المعلومات اللازمة لتحسين سير العمل وتحفيز الموظفين على البقاء في الشركة. وفقاً لمؤسسة جالوب، خسارة موظف واحد يكلف الشركة “ما يقرب من عشرات الآلاف من الدولارات حتى مرة ونصف أو مرتين من الراتب السنوي للموظف”.

التعرُّف على آراء الموظفين من خلال إجراء مقابلات نهاية الخدمة قد يساعد في توفير أموال الشركة على المدى الطويل، إلا أن إجراء تلك المقابلات يتطلب انتقاء الأسئلة بعناية لضمان الحصول على أفضل نتائج ممكنة، كما يجب على موظفي الموارد البشرية والشركات المُهتمة بتعزيز رضا الموظفين ورفع معدلات الاحتفاظ بهم أن يفكروا جيداً في اعتماد إجراء مقابلات نهاية الخدمة كممارسة ثابتة.

دور مقابلات نهاية الخدمة في تطوير مؤسستك

ما هي مقابلة نهاية الخدمة؟

تُجرى مقابلات نهاية الخدمة بعد تقديم الموظف استقالته، وعادةً ما يُحدَّد موعدها في اليوم الأخير من العمل. ويمكن عقد هذه المقابلات وجهاً لوجه أو من خلال استبيان يُرسل للموظف عبر البريد الإلكتروني أو يُوجَّه إلى عنوان منزله. وعادة ما يكون موظفو الموارد البشرية المتخصصون في التوظيف ومعدلات الاحتفاظ بالموظفين هم المسؤولون عن إجراء مقابلات نهاية الخدمة.

تتضمن مقابلة نهاية الخدمة الفعّالة تبادلاً مثمراً للآراء بين الموظف وصاحب العمل، وتغطي مقابلات نهاية الخدمة النموذجية تجربة عمل الموظف في الشركة، وتتضمن:

• أسباب ترك العمل بالشركة
• المشرفين وفرق العمل
• مسؤوليات العمل
• الراتب
• ما الذي قد يُقنعهم بالبقاء في الشركة، إن أمكن؟

قد يلاحظ أعضاء قسم الموارد البشرية أنماط معينة في شعور الموظفين بالرضا بعد جمع بيانات كافية من الموظفين المستقيلين، ثم يمكنهم التحدث مع أصحاب القرارات حول التغييرات التي يجب إجراؤها لزيادة معدل الاحتفاظ بالموظفين والتأكد من بناء بيئة عمل مُرضية لجميع الأطراف المعنية.

لا تقتصر فوائد إجراء مقابلات نهاية الخدمة على تحسين ظروف العمل فقط.

فوائد إجراء مقابلات نهاية الخدمة

مقابلات نهاية الخدمة أكثر فائدة مما قد يتخيل أي شخص، فهي تسلط الضوء على ما يدفع الموظف إلى البقاء في الشركة أو تركها، كما توفر للشركة مبالغ كبيرة من المال على المدى الطويل، لكن لا يمكن قياس جميع فوائد إجراء مقابلات نهاية الخدمة من الناحية المالية.

بشكلٍ عام، تُساهم مقابلات نهاية الخدمة في نشر ثقافة الثقة والشفافية في الشركة، فيشعر الموظفون بقدرتهم على التعبير عن مخاوفهم ومعرفتهم بأنها ستُؤخذ على محمل الجد.

تتضمن المزايا الأخرى لمقابلات نهاية الخدمة ما يلي:

• تسوية الخلافات: تمنح مقابلة نهاية الخدمة الموظفين فرصة للتعبير عن أي شكاوى قد تكون أجبرتهم على ترك العمل، حيث لم يعد لديهم ما يدعو للقلق بشأن خسارة وظائفهم إذا عبروا عن آرائهم، مما يتيح للجميع فرصة للمضي قدماً دون ترك أسئلة معلقة بلا إجابات.
• تحسين العلاقات العامة: تقل احتمالية تحدث الموظف عن تجاربه السلبية مع الشركة بعد رحيله عنها إذا شعر بجدية في التعامل مع المشكلات التي تَحدَّث عنها في مقابلة نهاية الخدمة. كشف استطلاع رأي أجراه موقع Glassdoor في عام 2021 أن 85% من الباحثين عن عمل يطِّلعون على تقييمات من الموظفين الحاليين والسابقين قبل أن يقرروا التقدم لشغل وظيفة في شركة معينة، وأن 50% من المرشحين لن يعملوا لدى شركة سيئة السمعة أياً كان الراتب المعروض.
• زيادة فرصة عودة الموظف للعمل بالشركة: وفقاً لدراسة تتناول اتجاهات العمل، عاد 15% من الموظفين السابقين للعمل مرة أخرى لدى شركات سبق أن استقالوا منها. بالإضافة إلى ذلك، في المقابلات التي تم إجراؤها مع متخصصين في الموارد البشرية في هذه الدراسة، أفاد 56% منهم أنهم يولون أولوية خاصة لإعادة تعيين الموظفين السابقين الذين تركوا العمل في ظروف إيجابية، بينما أفاد 46% منهم أن ما يقرب من نصف الموظفين السابقين الذين أعادوا التقديم على وظائف شاغرة أخرى في الشركة قد تم إعادة توظيفهم مرة أخرى.
• تنظيم عملية ترك العمل بالمؤسسة بشكل أفضل: وضع نظام رسمي لإجراء مقابلة نهاية الخدمة يسمح بفرصةً لحل حل أي مشكلات متبقية في عملية ترك العمل، مثل تنسيق عمليات إعادة الأجهزة ومراجعة اتفاقيات عدم الإفصاح وغيرها من الأوراق القانونية وأي أمور أخرى يتطلبها قسم الموارد البشرية لضمان ترك العمل دون مشكلات.

الموظفون المتخصصون في الموارد البشرية والمدربون في كيفية إجراء مقابلة نهاية الخدمة على نحوٍ يُشجع الموظفين على التحدث بصراحة والتعبير عن آرائهم بصدق ووضوح، يتمكنون من الحصول على البيانات الأكثر أهمية للشركة.

كيفية إجراء مقابلة نهاية خدمة فعّالة

تؤكد أفضل ممارسات إجراء مقابلة نهاية الخدمة على التواصل الواضح والصادق بين الفرد المُكلف بتنفيذ الإجراءات (عادةً ما يكون أحد ممثلي الموارد البشرية) والموظف المستقيل. يجب تجنب أي شيء قد يضع الموظف في موقف دفاعي أو يثنيه عن مشاركة خبراته.

مقابلات نهاية الخدمة الأكثر فعالية التي تنجح في الحصول على أكبر قدر من المعلومات القيمة تتضمن اتخاذ الإجراءات التالية:

• استبعاد المشرفين على الموظف من إجراءات المقابلة
• عرض الهدف من المقابلة بوضوح عند تحديد موعد إجرائها
• وضع السرية على رأس الأولويات الجوهرية
• إظهار سلوك إيجابي وداعم للموظف المستقيل في اختياراته الجديدة
• التعامل مع أي مشكلات يُعبر عنها الموظف بجدية
• العمل بجد على تنفيذ التعليقات التقييمية

مراعاة جميع هذه الاستراتيجيات يساعد في التأكد من إجراء مقابلة نهاية الخدمة دون عوائق، وحصول الشركة على المعلومات اللازمة للمضي قدماً، وشعور الموظف بالراحة والاطمئنان نحو اختتام فترة عمله في الشركة.

أخطاء يجب تجنبها عند إجراء مقابلة نهاية الخدمة

تستفيد الشركات من مقابلات نهاية الخدمة بشكل كبير، إلا أن عدم اتباع موظفي الموارد البشرية المكلفين بإجراء تلك المقابلات لأفضل الممارسات قد يؤدي إلى إهدار المعلومات الناتجة عنها.

ونظراً للطبيعة الحساسة التي تتسم بها مقابلات نهاية الخدمة، يتحتم على الأفراد أو الأقسام المسؤولة عن تنظيم هذه المقابلات اتخاذ الاحتياطات اللازمة لتجنب ارتكاب الأخطاء الشائعة.

حاول تجنُّب الأخطاء الشائعة التالية عند تنظيم مقابلة نهاية الخدمة:

• اتخاذ موقف دفاعي عندما يشارك الموظف تجارب سلبية مر بها أثناء عمله بالشركة
• إجبار الموظف على الحديث بالرغم من عدم رغبته في ذلك
• تبني موقف رافض أو سلبي بشكل عام
• الإفصاح عن معلومات سرية خاصة بقسم الموارد البشرية (مثل إصلاحات قيد التنفيذ أو شكاوى مقدمة ضد بعض الموظفين شديدي المراس)
• عدم التعامل مع شكاوى الموظف بجدية
• عدم تنفيذ تعليقات الموظف

يجب أن تتجنب الشركات إمكانية تجاهل هذه التعليقات تماماً. حتى إذا ترك الموظف العمل بطريقة سيئة، لا يلغي ذلك الالتزام بتحليل إجاباته عن أسئلة مقابلة نهاية الخدمة، فقد تحصل الشركة منها على معلومات تؤدي إلى تغيير إيجابي.

قد يضمر الموظفون الحاليون مشاعر مشابهة لمشاعر الموظف المستقيل دون التحدث عنها، والتعامل مع المشكلات بجدية بصرف النظر عن أسلوب التعبير عنها قد يؤدي إلى رفع الروح المعنوية للموظفين وتحسين سير العمل.

أمثلة على أسئلة مقابلة نهاية الخدمة

مقابلات نهاية الخدمة المؤثرة تُعزز التواصل الصادق بين الشركة والموظفين. إليك بعض الأسئلة المقترحة التي قد تساعدك في إعداد مقابلة نهاية الخدمة:

• ما الذي دفعك للبحث عن عمل في مكان آخر؟ 

نادراً ما يترك الموظفون العمل لسبب واحد فقط، ما لم يكن الوضع حرجاً للغاية، لذلك قد يساعد هذا السؤال موظفي الموارد البشرية في البحث عن حلول شاملة للعديد من المشكلات الصغيرة.

• ما العوامل التي أدت إلى قرارك بقبول الوظيفة الجديدة؟

 قد تختلف دوافع الموظف للبحث عن وظيفة أخرى عن دوافعه لقبول عرض عمل آخر، لذلك يهتم موظفو الموارد البشرية الأكثر ذكاءً بتضمين كلا السؤالين في مقابلة نهاية الخدمة بهدف تحليل الفروق الدقيقة وراء أسباب مغادرة الموظفين.

• هل تلقيت الموارد والأدوات اللازمة لتنجح في عملك؟ إ

إذا ترك الموظف عمله بسبب نقص في مورد معين يحتاج إليه لإنجاز مهامه بفعّالية، فمن المحتمل أن يواجه عدد من الموظفين الآخرين نفس المشكلة. ويتيح هذا السؤال الفرصة لتحليل الموارد والاستثمار في الأدوات أو برامج التدريب المطلوبة.

• هل تغيرت مسؤولياتك مع مرور الوقت دون علمك وموافقتك؟ 

يشعر العديد من الموظفين بعدم الرضا عندما تتحول الوظيفة التي وافقوا على شغلها إلى وظيفة لا تحقق لهم الشعور بالرضا، لذلك قد يؤدي تفادي الانحراف عن مسار العمل إلى تحسين معدل الاحتفاظ بالموظفين في المستقبل.

• هل أفصحت لآخرين عن عدم رضاك قبل ترك العمل؟

 عدم شعور الموظفين بالأمان بدرجة كافية للتحدث عن المشكلات التي تواجههم في العمل يُعد مؤشراً سيئاً، لذلك قد تحتاج الشركة إلى إجراء تغييرات شاملة للتخلص من ثقافة الصمت ودعم شعور الموظفين بالأمان والدعم.

• هل تشعر أن المسؤولين في العمل تعاملوا مع مخاوفك بجدية؟

 إذا أهملت الشركة أيضاً الاستماع إلى مخاوف الموظفين أو عاقبتهم بصورة غير مباشرة نتيجة التعبير عن آرائهم، قد يؤدي ذلك إلى زيادة احتمالية استقالة المزيد من الموظفين ما لم تهتم الشركة بمعالجة المشكلة على وجه السرعة.

• كيف كانت علاقتك مع مشرفك وزملائك في العمل؟

 يسمح لك هذا السؤال بفرصة لملاحظة أي أنماط قد تظهر بخصوص بعض الموظفين أو الأفراد، حيث قد يؤدي وجود موظفين أو مديرين شديدي المراس إلى ترك المزيد من الموظفين للعمل العمل بمرور الوقت.

• ما رأيك في ثقافتنا المؤسسية؟

 أحياناً، يتطلب تغيير الشركة نحو الأفضل اتباع نهج شامل، لأن الثقافة المؤسسية السيئة تُعد سبباً مباشراً في ظهور موظفين سيئين وانخفاض معدل الاحتفاظ بالموظفين.

• ما فرص التطور المناسبة للشركة من وجهة نظرك؟ 

يجب أن يُبرهن موظفو الموارد البشرية على استعدادهم للاستماع إلى الشكاوى والالتزام بتطبيق تغيير إيجابي حقيقي.

• هل يمكنك ذكر أمثلة محددة؟ 

يُعد هذا السؤال من أهم الأسئلة التي يجب طرحها في مقابلة نهاية الخدمة للحصول على أكبر قدر من المعلومات، حيث تظهر فائدة التفاصيل عند التركيز على المشكلات التفصيلية ووضع خطة لتطوير الشركة.

وختاماً…

يعد الموظفون المستقيلون من أهم مصادر الشركة، في الكثير من الجوانب، لأن آرائهم الصريحة تمهد الطريق نحو إحداث تغيير إيجابي في جوانب قد لا يلتفت إليها قسم الموارد البشرية لولا تركهم العمل. الأسئلة الفعالة تؤدي إلى نتائج فعالة.

ابدأ الآن برفع معدل الاحتفاظ بالموظفين في شركتك من خلال دورات نوليدج سيتي التدريبية، مثل ما هي إدارة المواهب؟ والاحتفاظ بالموظفين ذوي الإمكانيات الواعدة. لقد أعددنا هذه المصادر لمساعدتك في بناء شركة قوية ومبدعة تدعم تطور الموظفين ورفع مهاراتهم ليبلغوا أعلى مستوى تستطيع مهاراتهم الوصول إليه.