خطوات خوض المناقشات الشائكة مع الموظفين

خطوات خوض المناقشات الشائكة مع الموظفين

يضطر المدير من وقت إلى آخر إلى خوض مناقشات شائكة مع الموظفين، ويشعر المديرون مهما اتسعت خبراتهم بالحيرة والارتباك قبل خوض هذه المناقشات حرصاً منهم على إدارة الحوار بطريقة مهذبة لا تتسبب في إثارة الموظفين. يتجنب بعض المديرين مناقشة الموضوع كلياً لتفادي إثارة أي مشاعر سلبية لدى الموظفين.

يُمكِن لأي شخص أن يجيد إجراء المناقشات الشائكة بالاستعانة بالخطوات السبع الآتية:

خطوات خوض المناقشات الشائكة مع الموظفين

الخطوة الأولى: الاستعداد

تدوين الخطوط العريضة لإجراء أي مناقشة حساسة أمر مفيد، ويتطلب ذلك جمع المستندات ومراجعة التفاصيل بدقة للخروج بنقاط النقاش.

احرِص على تأييد نقاط النقاش والأمثلة بحقائق محددة.

ركِّز النقاش حول الموظف نفسه، وتجنَّب مقارنته بالآخرين.

الخطوة الثانية: تحديد الموعد

اختيار الزمان والمكان الملائمينِ من العوامل الحاسمة لنجاح الاجتماعات مع الموظفين، فلا بد أن يتمكن المدير والموظف من التركيز على موضوع المناقشة بلا مقاطعة أو تعجُّل.

لاختيار الموعد، تواصل مع الموظف واسأله عن الوقت المناسب له. اختر موعداً يسمح لكما بالاستعداد جيداً.

احرص على مناقشة الموضوعات الشائكة مع الموظفين في مكان هادئ لتفادي التشتت، ومن المفضَّل أن يُعقَد الاجتماع إما في غرفة خاصة مغلقة أو في مساحة غير مخصصة للعامة مما يسمح بالحفاظ على سرية الحديث.

الخطوة الثالثة: الإنصات

أي مناقشة يجب أن تتضمن رأي الطرفين. لذلك، فبعد أن تشرح وجهة نظرك للموظف، أنصِت إليه، فمن المهم أن يحصل الموظف على الفرصة الكافية لكي يرد على المعلومات التي ذكرتها، أو يضيف إليها أو يستفسر عن أي جزء منها.

من شروط الإنصات الفعال أن تتفاعل مع ما يقوله الشخص الآخر وتستوضح الأمور عند الحاجة إلى ذلك. من مظاهر الإنصات الفعال، تدوين الملاحظات، أو طرح أسئلة المتابعة، أو إعادة صياغة ما قيل لإبداء فهمك. سيفصح الموظف غالباً عن سبب المشكلة.

الإنصات بانتباه أثناء أي مناقشات شائكة مع الموظفين يساعد على حل المشكلات.

الخطوة الرابعة: التعاطف

تعامل مع الموظف بصفته إنساناً قبل كل شيء، ثم بوصفه موظفاً، فأنت بذلك تُظِهر تعاطفك تجاهه. احترام مشاعرهم عادة ما يُخفِّف حدة المواقف العصيبة. إذا ما شعر الموظف بأنك تتفهم وجهة نظره جيداً، فإنه سيتحدث بصراحة وصدق.

من مظاهر إبداء التعاطف مع الموظف بسهولة، التحدث إليه باحترام، وإظهار الاهتمام بوجهة نظره، وطرح أسئلة مدروسة.

الخطوة الخامسة: مشاركة التأثير

وفقاً للتصريحات الصادرة عن مؤسسة HR Soul، “إذا كان السلوكيات هي موضوع الحديث، فإن مناقشة آثارها ستكشف عن أسباب وقوعها”. تبَنِّي هذه الطريقة في التفكير يساعدك على إدارة المناقشات الشائكة مع الموظفين.

عادة لا يعي الموظفون تأثير سلوكهم أو أدائهم في العمل على الآخرين، غير أن طرح الأمثلة التي توضح تأثيرهم على العملاء والموظفين الآخرين والشركة بأكملها يجعلهم يدركون تبعات تصرفاتهم، فيصبحون أكثر وعياً.

رؤية هؤلاء الموظفون لتصرفاتهم من وجهة نظر الآخرين تجعلهم أكثر وعياً، مما يدفعهم إلى تحسين سلوكياتهم.

الخطوة السادسة: البحث عن حل

مناقشة التوقعات والتعبير عن النجاح المأمول يقود إلى ابتكار الحلول. يهتم الموظفون عادة بتأييد الأهداف التي يشتركون في وضعها، ولذا فاحرص على تشجيعهم على مشاركة أفكارهم وتوصياتهم.

من الطرق الرائعة لتحفيز الموظفين، عقد جلسات العصف الذهني لمساعدتهم على حل المشكلة. بعد مناقشة جميع الخيارات، على الطرفين أن يتفقا على حل ملائم.

الخطوة السابعة: التخطيط  للخطوات القادمة

التخطيط للمرحلة القادمة أمر لا غنى عنه لترسيخ ما أنجزته في الخطوات الست السابقة، فوضع خطة ملائمة يؤكد على أهمية تصحيح المسار من جانب الموظف، وضرورة التزام المدير بمساعدته على ذلك.

تسجيل ما سبق في مستند كتابي يُذكِّر الجميع بالعمل المراد إنجازه، ويحدد كيفية إجراء التحسينات.

تتضمن الخطة خمسة أجزاء على الأقل:

• بيان المشكلة، ويوضِّح السبب وراء النقاش
• الحل المُقترَح
• جدول زمني يوضِّح الإجراءات والموارد اللازمة لتنفيذ الحل
• تحديد موعد نهائي لتحقيق الأهداف
• الإغلاق

يشير مصطلح الإغلاق إلى تحديد موعد للالتقاء مرة أخرى ومناقشة الملاحظات التقييمية وأي تعديلات إضافية وفقاً لمقتضيات الأمور.

من أشد مسؤوليات المدير إرهاقاً، مناقشة الموضوعات الشائكة ب الموظفين. استبدل مشاعر القلق تجاه هذه المناقشات بمشاعر التقبل، فتغيير نظرة الإنسان إلى الأمور وطريقة تعامله معها من شأنها أن تُغيِّر النتائج المترتبة عليها.

ستساعد هذه الخطوات السبع المديرين على إدارة المناقشات الشائكة بنجاح.