خطة تأهيل الموظفين خلال 90 يوماً: كيف تضمن نجاح الموظفين الجدد

يتطلب تأهيل الموظفين الجدد لتخطيط مدروس لأنه يترك أثراً دائماً على مستوى الرضا الوظيفي وطول فترة الاستمرار في العمل. ويذكرنا ذلك بالحكمة القائلة بأن “لدينا فرصة واحدة فقط لترك انطباع أول جيد”. وتشير جمعية إدارة الموارد البشرية (SHRM) إلى أن الموظفين الجدد الذين مروا بعمليات تأهيل لبدء العمل تفتقر إلى التخطيط والتنفيذ الجيدين قد يستنتجون أن الشركة تعاني من سوء الإدارة ويقررون أن قبول الوظيفة كان قراراً خاطئاً.

وبالرغم من أن التفاصيل الكثيرة المتضمنة في عملية تعيين موظف جديد قد لا تحدث دوماً على النحو المطلوب، فإن وضع خطة تأهيل للعمل في 90 يوماً سيساعدك في التأكد من تقديم تجربة إيجابية للموظفين وغرس الشعور بالانتماء والهدف الموحد في نفوسهم.

خطة تأهيل الموظفين خلال 90 يوماً: كيف تضمن نجاح الموظفين الجدد

قبل بدء الموظفين الجدد في العمل

تنتظر العديد من الشركات والمنظمات حتى يوم العمل الأول للموظف الجديد لاستيفاء جميع الأوراق الإدارية المطلوبة، إلا أن ذلك قد يجعل اليوم الأول للموظفين الجدد بطيئاً جداً على الأخص في عصرنا الحالي، حيث يفضل البعض استكمال العقود وبيانات الرواتب واستمارات التعيين والتوقيع عليها إلكترونياً قبل يوم العمل الأول.

لذلك يتزايد استخدام الشركات لبوابات إلكترونية تُسهل إجراءات إعداد الموظفين الجدد للالتحاق بالشركة، وتترك لديهم انطباعاً أن الشركة تواكب أحدث ما وصلت إليه التكنولوجيا. يستطيع الموظفون الجدد قراءة الكتيبات الإرشادية للموظفين عبر الإنترنت ليعرفوا المزيد عن الاستحقاقات والمزايا الإضافية في الشركة، كما يمكنهم أيضاً تصفح الصور والتعليقات للتعرف على ثقافة العمل في الشركة وقيمها وطبيعة الفعاليات التي تنظمها للموظفين.

وقبل حلول يوم العمل الأول للموظف الجديد، يجب إعداد منطقة العمل أو المكتب المخصص له بالكامل وتجهيزه بالأجهزة الضرورية وتوصيلها بشبكة الإنترنت وتحديد كلمة المرور للحاسوب وتخصيص خط هاتف وتثبيت البرامج التي سيحتاج إليها لبدء العمل على الفور، حيث سيشعرهم ذلك أنهم موضع تقدير واحترام وسيساعد أيضاً على تجنب تأخرهم في بدء العمل.

تُعد رسالة الترحيب بالموظف الجديد من المدير أو قسم الموارد البشرية تعريفاً ودياً بالشركة ووسيلة فعالة للإجابة عن أسئلة مهمة قد تراوده مثل أماكن انتظار السيارات والملابس المناسبة للعمل وساعات العمل وإرشادات الوصول إلى موقع الشركة، وأيضاً إلى أي مكتب يتجه فور وصوله ومن هو الشخص المخول لتوجيهه في اليوم الأول. الإجابة عن هذه الأسئلة ستمنحهم شعوراً بالراحة وتزيل أي أسباب محتملة لشعورهم بالتوتر خلال يوم العمل الأول.

تشجيع الموظفين الحاليين على تحية الموظف الجديد بلطف يجعله يشعر بالدفء والترحاب، حيث يمكنك استخدام البريد الإلكتروني أو لوحة الإعلانات الداخلية لتعريفهم بتاريخ حضور الموظف الجديد، أو الإعلان عنه في اجتماعات العمل. يمكنك توزيع سيرة ذاتية مختصرة على الموظفين لتعريفهم بهوايات الموظف الجديد ودراسته الجامعية ومحل ميلاده وأسرته ومحل عمله السابق، حتى يسهل على الموظفين الحاليين التحدث مع زميلهم الجديدة ومعرفة الاهتمامات المشتركة بينهم.

لماذا نحتاج إلى وضع خطة تأهيل للعمل في 90 يوماً؟

بالرغم من أهمية عملية تأهيل الموظفين للعمل لرفع معدل بقائهم في الشركة، يُشير استطلاع أجرته مؤسسة جالوب إلى أن معظم الموظفين الجدد يشعرون “بالإحباط” من كيفية دمجهم في بيئة عملهم الجديدة، بينما “يوافق 12% فقط من الموظفين على أن الشركات التي يعملون بها تُجيد دمج الموظفين الجدد”. وتذكر مدونة مؤسسة جالوب أن “هذا الفشل يعيق تكوين ترابط عاطفي بين الموظف الجديد والشركة مما قد يؤثر على معدل الاحتفاظ بالموظفين”.

وبينما تحتاج كل شركة إلى تبني طريقتها الخاصة للترحيب بالموظفين الجدد وتدريبهم، يعد وضع قائمة مرجعية والعمل وفق جدول زمني نهجاً فعالاً لوضع الموظفين على المسار الصحيح خلال التسعين يوماً الأولى في العمل، كما يضمن ذلك بقاء خطوط التواصل مفتوحة وتقديم الدعم لهم عند الحاجة.

يُعد وضع إجراءات قابلة للتكرار للالتحاق بالشركة والعمل على تحسينها باستمرار من أفضل استراتيجيات جذب موظفين جدد والاستفادة من إمكانياتهم بالكامل.

أول يوم في العمل

الخطوة الأولى في عملية إعداد موظف جديد هي جعله يشعُر بالترحيب وأنه جزء من فريق العمل. إلى جانب أخذه في جولة في مكان العمل ومشاهدة مقطع فيديو للشركة وتعريفه بزملائه وشركائه في العمل. لا يوجد ترحيب أفضل من اصطحابه لتناول الغداء.

وتكلف بعض الشركات أحد زملاء العمل أو فرد من قسم الموارد البشرية بتفقد أحوال الموظف الجديد بشكل دوري ومعرفة ما إذا كان لديه أي أسئلة أو في حاجة إلى مساعدة. هذا الشخص يجب أن يتمتع بنظرة إيجابية وأن يحرص على نقل انطباع جيد عن الشركة للموظفين الجدد، ويُسمى غالباً “رفيق تأهيل الموظفين الجدد”. ويعتمد تكرار مرور الرفيق على الموظف الجديد لتفقد أحواله على احتياجات الموظف الجديد ومستوى الثقة لديه وسرعة تكيفه مع إيقاع وظيفته وثقافة الشركة.

بينما تكلف بعض الشركات مرشداً بمساعدة الموظف الجديد على التأقلم مع بيئة العمل الجديدة ومسؤوليات العمل، قد يقوم بهذا الدور الموظف السابق في نفس هذه الوظيفة لما يتمتع به من مؤهلات ومعرفة تجعله المدرب الأنسب لتولي هذه المهمة، بفرض أنه ترك العمل بالشركة بشكل ودي للبحث عن فرص عمل أخرى.

دور المشرف

تخصيص وقت للاجتماع بالموظف الجديد ومناقشة مسؤوليات منصبه والمواعيد النهائية لتسليم الأعمال والمشروعات القادمة من شأنه أن يساعده على الاستعداد لتلبية متطلبات العمل، كما يمنحه الفرصة لطرح الأسئلة والإلمام بالتوقعات المرجوة منه ومعرفة كيفية التعامل مع الأقسام الأخرى وأعضاء الفريق الآخرين.

فما هي “الحلقة المفقودة” في العديد من برامج التأهيل للعمل؟ وفقاً لمؤسسة جالوب، تفتقر العديد من برامج التأهيل للعمل إلى قيام المديرين بدور فعال بما فيه الكفاية في دعم نمو الموظفين الجدد، “يوضح بحث مؤسسة جالوب أن فعالية برنامج تأهيل العاملين الجدد تعتمد إلى حد كبير على مشاركة المدير الفعّالة، لأن المدير يتمتع بدور محوري في التدريب، فعليه توضيح التوقعات الوظيفية المرجوة وشرح الأهداف العامة للشركة ومساعدة الموظفين الجدد على التعاون مع زملائهم في الفريق”.

تقييم اليوم الثلاثين

يعد التواصل مع الموظفين الجدد بعد مرور شهر واحد من تعيينهم أمراً بالغ الأهمية لقياس التقدم الذي أحرزوه ومعرفة احتياجاتهم. وتُظهر الاستطلاعات أن الموظفين يُقدِّرون الصراحة والشفافية ويودون سماع الحقيقة حول أدائهم دون تنميق.

وتعد فترة الثلاثين يوماً أيضاً مهلة جيدة لمعرفة ما إذا كان التدريب قد جرى على النحو المتوقع وما طبيعة المساعدة أو التدريب أو الدعم الذي يحتاج إليه الموظف الجديد ليحقق النجاح. وتقترح جمعية إدارة الموارد البشرية طرح أسئلة مفتوحة لمعرفة الأمور التي أعجبت الموظف الجديد في الشركة (ودوره فيها) والأمور غير المتوقعة التي واجهها خلال الشهر الأول من العمل، على سبيل المثال. ومن الجيد أيضاً معرفة إذا كان قد وضع أهداف ومقاييس الأداء مع مديره ويتابعان معاً سير التقدم نحو تحقيقها.

مراجعة سير التقدم بعد 60 يوماً

تقييم اليوم الستين

في هذه المرحلة، يجب أن يكون لدى الموظف الجديد فكرة واضحة عما إذا كان مستوى صعوبة العمل يتحدى قدراته بالقدر الكافي أم أنه يواجه صعوبة في تلبية التوقعات المرجوة منه. يجب أيضاً التأكد من توفر الأدوات وبرامج التدريب والتوجيه التي يحتاج إليها الموظف لأداء مهامه بشكل جيد. وتشمل الموضوعات الأخرى التي يجب مناقشتها في الاجتماع الخاص بمرور شهرين من بدء عمل الموظف في الشركة: جودة علاقاته في العمل والإنجازات التي يفخر بها وطبيعة الدعم الإضافي الذي يحتاج إليه إن وجد. وسواء صرح الموظف بأنه لا يواجه ما يكفي من التحديات أو يعاني من ضغط العمل، فإن تحديد هذه المشكلات ومعالجتها أمر أساسي للاحتفاظ بالموظف على المدى الطويل.

تقييم اليوم التسعين

بعد انقضاء 90 يوماً من بدء العمل، على المدير إجراء مراجعة تقييم أداء ربع سنوية ومناقشة الأهداف وتبادل الملاحظات التقييمية مع الموظف الجديد. وفي هذه الفترة الحاسمة، يصبح العديد من الموظفين الجدد على استعداد لتحمل مزيد من المسؤولية وتكون لديهم فكرة واضحة عن المنصب الذي يتطلعون لبلوغه مستقبلاً في الشركة.

ومن بين الطرق التي تشجع الموظف على الالتزام بتطوره الوظيفي ورضاه في العمل هي اقتراح أن يبادر بتحديد مواعيد اجتماعات التقييم الربع سنوية في المستقبل، بدلاً من ترك الأمر للمدير أو قسم الموارد البشرية. وبذلك يتخذ الموظف المبادرة ويتحمل مسؤولية نموه المهني.

وبالرغم من أن الفترة البالغة 90 يوماً عادةً ما تكون إطاراً زمنياً مناسباً لإعداد الموظفين الجدد ليصبحوا جاهزين للعمل، إلا أن مؤسسة جالوب ترى أن الأمر قد يستغرق عاماً كاملاً حتى يصل الموظف إلى أفضل أداء، حيث توضح المؤسسة في بحوثها أن الموظفين الجدد قد يحتاجون إلى مثل هذه المدة الطويلة من ملازمة الزملاء المتمرسين أثناء تأدية عملهم والتأقلم مع سير الأعمال والتعاون مع أصحاب الأدوار الرئيسية في الشركة.

توفير التدريب المستمر والتطور الوظيفي والملاحظات التقييمية للموظفين الجدد يمكن أن يؤدي إلى إبراز إمكانياتهم بشكلٍ كامل والمساهمة في تعزيز الاحتفاظ بالموظفين ورفع معدل المشاركة والرضا الوظيفي. لمعرفة المزيد حول هذا الجانب الجوهري من إدارة الموارد البشرية، تصفح بعض الدورات التدريبية التي نقدمها:

تأهيل الموظفين الجدد لبيئة العمل: تهيئة انطباعات اليوم الأول بالعمل: تركز هذه الدورة التدريبية على أفضل الطرق لتعريف الموظفين الجدد على الشركة وكيفية تخطيط جولة توجيهية فعالة وتنفيذها واتباع أساليب عملية لزيادة كفاءة عملية الإعداد للالتحاق بالمنظمة.
تأهيل الموظفين الجدد الذين يعملون عن بُعد: مع استمرار التوجه نحو تعيين موظفين للعمل عن بُعد، تزداد الحاجة إلى تعديل عملية الإعداد للالتحاق بالشركة لمواكبة ذلك التغير. و لمعالجة هذا الجانب المتغير من إدارة الموارد البشرية، وضعت نوليدج سيتي نموذجاً تدريبياً يركز بصفة خاصة على أساليب الإعداد للالتحاق بالشركة افتراضياً، وتتضمن الدورة التدريبية استيفاء أوراق التعيين عن بُعد وأساليب إدارة عملية الإعداد للالتحاق بالشركة عبر الإنترنت بسلاسة.

لمعرفة المزيد عن منصتنا المتطورة للتدريب الإلكتروني، اطلع على المجموعة الكاملة من دورات نوليدج سيتي التدريبية والتي تضم أكثر من 20,000 فيديو تعليمي. ستجد لدينا مجموعة كبيرة من الدورات التدريبية التي قد تساعد قسم الموارد البشرية في شركتك على وضع خطة إعداد فعالة لتأهيل الموظفين الجدد للعمل خلال 90 يوماً. تواصل معنا للحصول على حساب تجريبي مجاني يُمكِّنك من الاطلاع على مكتبتنا الضخمة من الدورات التدريبية.