الفرق بين تقسيم المهام وتعدد المهام

الفرق بين تقسيم المهام وتعدد المهام

هل تعتبر نفسك قادراً على أداء مهام متعددة في نفس الوقت؟ لا شك أن التغيير الذي طرأ على أماكن العمل قد دفعك إلى ذلك، لأن التكنولوجيا تتطلب مزيد من الانتباه ومديرك يطلب منك أداء 100 مهمة في نفس الوقت، مما لاشك فيه أنك تؤدي عدة مهام في نفس الوقت، لكن هل تفعل ذلك فعلاً؟

الفرق بين تقسيم المهام وتعدد المهام

منذ فترة، كانت فكرة تعدد المهام الأسلوب المفضَّل في أماكن العمل لاستخدام أحدث الأدوات في إنجاز المزيد من المهام في نفس الوقت. لكن، كشفت الأبحاث الحديثة أن تعدد المهام لا يعدو كونه خرافة. قد تتساءل، كيف ذلك؟ فبوسعك أن تُقشر الجزر أثناء الحديث في الهاتف ومتابعة أطفالك، كل ذلك في نفس الوقت وبكفاءة عالية.

ما عليك إلا أن تحلل أنواع تلك المهام المتعددة التي تؤديها في نفس الوقت، هل تُعد تلك المهام من المهام الإدراكية المعقدة؟ هل يتطلب تقشير الجزر تركيزاً شديداً من جانبك؟

جرب أن تكتب رسالة إلكترونية مهنية أثناء التحدث مع أحد العملاء عبر الهاتف. هل نجحت في ذلك؟

لقد اكتشفت للتو أن تعدد المهام مستحيل عندما يتعلق الأمر بأداء عدد من المهام المعقدة إدراكياً في نفس الوقت. قد يبدو الأمر وكأنك تقوم بعملين على نفس المستوى في وقت واحد، إلا أنك في الواقع تقوم بعمل واحد ثم تتوقف لتؤدي العمل الآخر عقب ذلك مباشرة. أي أنك بعبارة أخرى ما تقوم به يُسمى تقسيم المهام وليس تعدد المهام.

فلنبدأ بتعريف هذان المصطلحان:

تعدد المهام: هو القدرة على أداء أكثر من مهمة في نفس الوقت.

تقسيم المهام: هو أداء مهمتين أو أكثر عن طريق التنقل بين المهام بسرعة.

 رغم أن التكنولوجيا تستخدم مصطلح تقسيم المهام في الإشارة إلى تقسيم المهمة الأكبر إلى عدد من المهام الأصغر، لكن نفس المصطلح يشير أيضاً إلى تقسيم الوقت والتركيز بين عدد من المهام في الوقت ذاته، وهي ممارسة انتشرت بين أعضاء الجيل زد.

رغم أن نسبة 2% من السكان يتمتعون بالقدرة الفعلية على أداء عدة مهام في وقتٍ واحد، إلا أن التنقل بين المهام يفقدك الإنتاجية والكفاءة في العمل، حيث كشفت الأبحاث أن تعدد المهام يتسبب في خفض إنتاجية الكثيرين بنسبة قد تصل إلى 40%.

الأسوأ من ذلك أن أداء مهام متعددة في نفس الوقت بشكل مستمر قد يضر مخ الإنسان، حيث يؤدي إلى نقص كثافة الدماغ في القشرة الحزامية الأمامية المسؤولة عن التحكم الإدراكي والعاطفي وأيضاً القدرة على التعاطف.

السؤال هنا، هل يمكنك العمل على مهام فردية وتظل بنفس الكفاءة والإنتاجية في العمل؟ الإجابة هي نعم.

إليك بضع الخطوات التي تسمح لك بتقسيم المشروعات أو المهام الأكبر إلى مهام أصغر، يمكنك العمل عليها وإنجاز المهام المطلوبة بكفاءة وفاعلية.

خطوات تساعد على إنجاز المهام بكفاءة وفاعلية

1. خطِط مسبقاً. انظر إلى المهام التي يتعين عليك إتمامها وقسمها إلى أجزاء أصغر يسهل التعامل معها. إذا كنت تعمل على مشروعين أو أكثر، طبِّق نفس الخطوة مع كل منهما حتى يتسنى لك تحديد المطلوب إنجازه وتوقيت الانتهاء منه.
2. استخدم تقنية بومودورو. اضبط المؤقت على فترة زمنية تقوم خلالها بأداء مهام مشروع واحد فقط، وفي نهاية تلك الفترة امنح نفسك فترة راحة قصيرة ثم انتقل إلى أداء مهام المشروع الآخر أو واصل العمل على نفس المشروع.
3. تخلص من عوامل التشتيت. لا تتوقف عن العمل عندما يرن جرس هاتفك أو يأتيك إشعار بوصول رسالة إلكترونية. استمر في العمل حتى تنتهي من المهمة التي حددتها ثم انتقل إلى أداء المهام الأخرى.
4. ضع المهام المتشابهة في مجموعة واحدة. اقرأ الرسائل الإلكترونية ورد عليها دفعة واحدة، وكذلك الحال بالنسبة للرد على الرسائل النصية أو تلبية طلبات زملاء العمل أو الانتهاء من عمل الموازنات. يتيح لك تصنيف المهام إلى مجموعات إنجازها بسهولة أكبر بدلاً من التنقل باستمرار بين المهام المختلفة.
5. كافئ نفسك تقديراً لما حققته من إنجازات. عندما تحرز تقدماً وترى النتائج بنفسك سيمنحك ذلك شعوراً بالنجاح.

رغم أن العديد من أصحاب العمل يجدون موظفي جيل الألفية وجيل زي أقل تركيزاً، حقيقة الأمر أن تعرضهم المفرط للتكنولوجيا أثَّر في قدرتهم على التنقل بين المهام. فهم قادرون على بدء مهمة ما ثم العودة إليها مرة أخرى لاحقاً وأخيراً إنجازها فيما بعد باستخدام أسلوب تقسيم المهام. الفرق بين هذا الأسلوب في العمل وأسلوب تعدد المهام، هو أن في هذا الأسلوب تُنجز المهام خلال فترات قصيرة من التركيز المكثف على تلك المهام وحدها وليس أثناء محاولة إنجاز مهام أخرى في نفس الوقت.

أياً كان المسمى يبدو أن المخ البشري يعمل بشكل أفضل عند التركيز على مهمة واحدة فقط في المرة الواحدة. رغم قدرة الأجيال الأحدث على التنقل بين المهام بسرعة أكبر، إلا أنهم ما زالوا بحاجة إلى التغلب على مشكلة فقدان الكفاءة والإنتاجية عند التنقل بين المهام.